En los sistemas educativos está bien establecido el correo electrónico como la forma de comunicación por defecto. A pesar de hablar también con profesores mediante el chat o la videollamada si queremos realizar una petición se hace por mail. Este debe seguir unas pautas un tanto estrictas que distinguen al email académico de uno familiar.

Te enseñamos un modelo de correo electrónico formal académico, que lo tienes disponible tanto para copiarlo directamente desde nuestra web o descargarlo en formato Word para personalizar a tu gusto. ¡Descarga ahora tu ejemplo de email formal académico!

Cómo escribir el email

Los correos de tipo formal se diferencian de uno informal, al llevar un tema de mucha importancia a una persona dentro de una organización. A menudo el destinatario es un superior nuestro, en este caso se trata de un maestro. Por consiguiente, es necesario aplicar el registro que la universidad o centro educativo merece.

La razón de adoptar un tono cordial es que gracias a él mostramos respeto hacia el lector y cuánto apreciamos su trabajo. Molestar a un profesor no es común, debe existir un motivo e incluso de haberlo lo mejor es mostrar cuánto apreciaríamos su tiempo. Esto lo lograrás dedicándote a escribir un correo formal agradable.

Estructura del mail

Un email académico es la versión actualizada de las cartas a los profesores. Estas dependían de una plantilla bastante rígida dónde era necesario hablar con orden. En nuestro caso también es necesario, por eso te mostraremos cómo redactar un correo a un docente explicando cada una de sus partes.

El asunto

Lo primero a escribir será el apartado del asunto. Allí se redacta en una frase corta el motivo de la misiva. Piensa en la razón de ser del correo, por qué lo estás escribiendo y así completarás este ítem. Por ejemplo, en caso de necesitar una revisión de tus notas, sería algo así: Solicitud de cambio de calificaciones.

Trata de ser breve, ya tendrás más tiempo de explicarte a tus anchas. Otra opción válida es incluir el nombre de quién escribe. La mayoría de nosotros usamos las plataformas de mensajería con muchas finalidades y la bandeja de entrada suele estar llena. Con solo identificarte él sabrá de la urgencia, se trata de su clase.

Saludo

La parte más corta del mail es una de las más importantes, hablamos de la entrada. Es nuestro hola, la forma de hacer contacto y equivale al saludo en un encuentro. En este caso prescindimos de espontaneidades, es mejor optar por las viejas formas. Un comienzo correcto sería: estimado profesor o apreciada profesora.

A esto le seguimos con el nombre. Otro de los formalismos se trata de no dar por sentado a quien estamos escribiendo. En las epístolas formales debe aparecer claramente el primer nombre y el primer apellido por lo menos. Incluso si se trata de un doctor en su área, se añaden las siglas Ph.D.

Introducción

La forma indicada como escribirle un email a un profesor es hacerlo brevemente. Esto puede ser un problema si el tema en cuestión es largo, en esos casos trata de ir al centro del asunto. Por esa misma razón, la introducción no debe excederse de un par de líneas, a lo mucho unas tres.

En ese espacio, es necesario decir de parte de quién va dirigido el mensaje. Para esto empleamos nuestro nombre completo, la materia cursada con él si somos sus alumnos y el nivel de progreso actual de la carrera. A lo anterior le sumamos una somera descripción de lo que esperamos con el correo.

Una manera de hacerlo es la siguiente: “Le escribe Julián Casas de la materia Metodología de la investigación I, actualmente curso el 5to semestre de Historia. La razón de robarle su tiempo es informar que me daré de baja por una situación personal”.  Luego de eso extendemos la explicación en el elemento siguiente.

El cuerpo o motivo

Ahora en esta zona nos dedicaremos a contar el problema si lo hay o haremos una petición. Antes de empezar a escribir lo mejor será pensar en la forma de organizar nuestros argumentos. No estamos hablando de un suceso cotidiano, es una situación importante y, por lo tanto, requiere de organización.

También es necesario cuidar la brevedad. A diferencia de los correos familiares, aquí sí importa el largo. Por lo general, sería mejor no sobrepasar con todas las partes de la estructura a una página de tamaño carta.

Un ejemplo vendría a ser: “Hace un par de días me diagnosticaron con una enfermedad grave y requiero de estudios inmediatos. Por eso necesito viajar hasta la capital donde me atenderá un especialista. Estaré fuera un par de meses mientras consigo el tratamiento indicado. Con ello me será imposible seguir asistiendo a clases con normalidad”.

Se trata de un esbozo, la mayoría de los correos necesitan un poco más de espacio para desarrollarse. Lo crucial es hacer un buen uso de las palabras, no introducir frases coloquiales y que se note el respeto en tu escrito.

Despedida o final

De seguro recuerdas las cartas viejas dónde se ubicaba en una línea luego del desarrollo la despedida. Igualmente, en los correos académicos es necesario este apartado. Funciona a modo de conclusión, en el damos por finalizado el contacto con nuestro lector.

Aquí, al igual que en el saludo debemos sonar formales y la mejor manera de hacerlo es recurriendo a despedidas como: sin más que agregar, me despido de usted. Otro modo es: no tengo más que decir, quedo a la espera de su respuesta.

Ejemplos de correos Formal Académico

Durante la carrera universitaria son muchas las ocasiones dónde vamos a necesitar de un email académico. Bien sea para hacer una solicitud, pedir información extra o avisar de una baja por enfermedad. En ellos lo indicado es utilizar un tono formal, además, trata siempre de ir al grano como en siguientes ejemplos:

Ejemplo de email académico para justificar una falta

Estimado profesor Alberto Ramírez.

Un cordial saludo. Estas líneas se las escribe su alumna Ana Rincón, cursante de la pasantía a cargo de su persona. El motivo es informar de la razón por la cual no puede asistir a la actividad del viernes pasado.

Me encontraba enferma, desde temprano en la madrugada tuve fiebre y asistí a una clínica para ser revisada. Una vez allí me dijeron que tenía un cuadro viral bastante severo y se me recomendó no asistir a ningún lugar público con el fin de no contagiar a más nadie.

Le adjunto una fotografía del informe médico y el reposo firmado por el doctor. De más está decirle que me pondré al tanto de las actividades la semana presente. Solo buscaba notificar la causa de mi falta.

Sin nada más que agregar, me despido.

Ana Rincón.

Ejemplo de email para realizar una petición

Es un agrado escribirle profesor Miguel González.

En nombre del 8vo semestre de economía y en virtud de mi cargo de vocero estudiantil, yo Arcángel Palencia tengo una petición. Hace unos días presentamos el parcial correspondiente a la segunda unidad de los contenidos, en el cual, más de la mitad terminó aplazando.

Por tal motivo, apegándonos al reglamento estudiantil dónde se establece una repetición del examen en casos como este, le hacemos la petición de repetir la prueba en los próximos días. Todo ello en virtud de una oportunidad extra para demostrar los conocimientos adquiridos en su clase.

Sin nada más para añadir se despide de usted:

Arcángel Palencia, vocero estudiantil.

Ejemplo de email de compromiso

Saludos cordiales Licenciada Carmen Barrera.

Le escribe su alumno de Química II William Barrios. El motivo de hacerlo es concretar por medio de este documento la fecha de recuperación de los exámenes perdidos por mi persona, mientras me encontraba en una situación grave de salud.

Ya personalmente hemos acordado el viernes 26 como fecha de recuperación de las pruebas y por medio de esta vía me comprometo a asistir al aula 43 del edificio B a las 7 AM. Espero la respuesta de su aprobación a fin de terminar el proceso.

Me despido sin nada más para agregar.

William Barrios.

Ejemplo de email de confirmación

Apreciado Ph.D Jorge Gómez.

Se comunica con usted su alumno Carlos Monasterio. Sabemos de lo complicado de su agenda, razón por la que acordamos programar las clases presenciales unos días antes, a fin de estar seguros.

Mañana nos tocaría asistir al aula, pero al no tener ninguna confirmación suya le pregunto si tendremos una sesión presencial. Sin ánimos de incomodarle, le repito lo apreciado de su tiempo para mi persona.

Sin otro particular.

Carlos Monasterio.

Ejemplo de email de solicitud para un profesor

Un cordial saludo Licenciado Angel Montilla.

Estas líneas van de parte de su alumna Anyela Araque, quien hasta hace unos días cursaba con usted el segundo módulo de Filosofía Clásica.

La razón de mi escrito es solicitar una revisión de mis notas en el sistema de la facultad, ya que la calificación allí expresada no es la misma de su listado. Supongo existirá un error y le ruego me ayude a solventarlo, me serviría de mucho.

Sin otro motivo para molestarlo, me despido agradecida de antemano.

Anyela Araque.

Preguntas Frecuentes

Es nuestra intención informarte a fondo sobre el procedimiento al realizar un correo dirigido a una institución educativa. Por tanto, además de la estructura te dejamos algunas respuestas a dudas comunes de muchos estudiantes:

¿Qué lenguaje debo emplear en un correo para un profesor?

Antes hablamos un poco del léxico adecuado en la redacción de estas cartas electrónicas. Por ser una institución o persona importante empleamos el registro formal. Esto significa hablar lo más educado posible, usar frases convencionales como vimos en el saludo y dejar fuera expresiones coloquiales.

Sin importar el grado de intimidad de la relación alumno-profesor se deben seguir esas pautas. Se trata de un documento de importancia, por ello si queremos ser tomados en serio lo mejor es optar por la formalidad. Además, los educadores valoran cuando les escribimos sin errores gramaticales, ordenado y breve.

¿Necesito tener una cuenta de correo educativa para hacer el envío?

Muchas instituciones solicitan a sus alumnos la apertura de una cuenta de mail de uso académico. Si es el caso de tu centro, será un requisito hacer los envíos desde allí, porque probablemente estés registrado en el correo del profesor con esa dirección.

Por el contrario, si en la comunicación de la materia utilizas tu dominio personal, no existe ningún problema. Los correos con terminación .edu suelen emplearlos principalmente las instituciones, no sus alumnos.

¿Qué recomendaciones debo seguir para escribir un email académico?

Además de las nombradas más arriba, tenemos al menos tres. La primera es no enviar ningún mensaje sin antes haberlo leído un par de veces. Con ello te darás cuenta si logra entenderse fácilmente tu argumento y de no ser así modifícalo. Asimismo, te servirá a fin de detectar errores gramaticales y mandar un texto limpio.

Te recordamos ser lo más ordenado posible. Al optar por una estructura como la mostrada en el artículo te aseguras de dar una buena cara. Por lo general, los educadores evalúan la forma de dirigirse hacia ellos por cualquier medio. Están en su derecho de no leer un correo con poca coherencia.

Por último, trata de hacer tus envíos en un horario adecuado. Así como una llamada fuera de hora es descortés, asimismo lo es escribir al término de la jornada. Trata de hacerlo dentro del horario laboral o de no ser posible temprano en las horas de la mañana. Por, sobre todo, sería mal visto recibir de madrugada un mensaje de algún estudiante.

Este fue nuestro pequeño instructivo de como escribir un email académico. Aprovecha de usar estos ejemplos y modifícalos de ser necesario. Esperamos te sean de ayuda al comunicarte con tus profesores. Entra en nuestro blog y encuentra más modelos de mail para otras ocasiones.