Uno de los inconvenientes más comunes de las organizaciones con servicio de pago mensualidad o de ventas a plazo es la morosidad de los clientes. Por razones personales en ocasiones se retrasan y es en ese momento dónde necesitamos contactarlo reclamándole. Una de las formas de hacerlo es a través de un email de cobranza extrajudicial.

Su nombre se debe a qué es un paso previo a tomar medidas legales en la solicitud de dinero y aunque suene muy serio, todos en algún momento recibimos uno. Muestra de ello son las facturas telefónicas enviadas cuando el tiempo límite de su cancelación ha expirado. Te dejamos unos ejemplos de email para cobrar al cliente listos para usar.

Los modelos de mail de cobranza extrajudicial fueron hechos pensando en ti. Te invitamos a que los copies directamente de la página o que los descargues en formato Word. ¿Qué esperas? ¡Descarga tu email de intención!

La presente carta recordatorio para pago de factura está disponible en formato de textos Word dónde podrás editarla con las especificaciones de tu compañía. Otra opción es copiarla directamente y pegarla en el mail o guardarla como modelo personalizado. ¡Descarga ahora tu correo para reclamar pago!

Cómo escribir el email

Una de las tareas más difíciles en la prestación de algún servicio es solicitar el abono de una factura vencida. Se necesita tacto y respeto si queremos cuidar la relación con el público a fin de conservar la fidelidad de los clientes. Por consiguiente, recomendamos usar un lenguaje cordial y amistoso.

Esta situación es bastante común y existen muchas razones para tener un retraso en las cuentas. Por lo tanto, si el deudor está atravesando un momento difícil, la simpatía con él será clave para obtener el dinero y mantenerlo cómo usuario frecuente. De lo contrario, al adoptar un lenguaje severo las consecuencias serían negativas.

Estructura del mail

Las cobranzas extrajudiciales se llevan a cabo por diferentes medios, llamadas telefónicas, mensajes de texto o correos. En cada una es necesario incluir algunos datos con la finalidad de hacerle saber al receptor de nuestro derecho a cobrarle. Por esa razón, en el formato de email te recomendamos incluir los siguientes apartados.

Asunto

Una de las partes cruciales del mail es el asunto, porque de él depende en gran medida si tú recordatorio llega a su destinatario. Si bien todos los correos con la dirección escrita correctamente se entregan, el servidor los clasifica según su contenido. Los menos importantes o sin asunto los llevará a la carpeta de spam.

La forma de evitar ser clasificados con spam es añadir una pequeña descripción del motivo de la carta. Un buen modo de hacerlo es escribir una frase cómo las siguientes: Aviso de pago atrasado, renta vencida, recordatorio de deuda o retraso en el pago de factura. También te recomendamos añadir luego el nombre del titular del recibo.

Encabezado

Por norma general, lo primero a incluir en una carta de cobranza es la identificación de la compañía. Nombre, dirección y los medios de contacto. Posteriormente se detalla la fecha de cuando estás realizando el correo o en su defecto añádelo al finalizar. El encabezado es una de las formas de mantener una imagen profesional en el proceso.

Este es un ejemplo de lo anteriormente descrito:

AT&T España

Madrid, Municipalidad de la Victoria, Edificio de telecomunicaciones españolas.

Servicioalconsumidor@at&t.com

Teléfono +34 09 21 65 6530

31/03/2022

Datos del cliente

Una forma elegante de hacer tu orden extrajudicial es siguiendo la estructura de una epístola común. En ellas el nombre completo del destinatario o de la compañía deudora se escribe a modo de subtitulo, antecediendo a los demás apartados. Esta parte no requiere especial atención, luego de ella dejamos un espacio en blanco y continuamos.

Introducción

En un párrafo corto comienza dando un cordial saludo con una frase formal cómo las siguientes: Es un placer saludarlo, nos complace saludarlo o simplemente “saludos”. De allí pasamos a decirle que el motivo del correo es hablar de una factura atrasada a su nombre para con tu compañía.

Te dejamos un ejemplo de una correcta introducción: Ante todo, un cordial saludo. Nos comunicamos con usted para tratar el asunto de la deuda que actualmente mantiene con la empresa.

Detalles de la factura

En el centro del texto le mencionaremos que según datos de nuestro registro debió cancelar un producto o un servicio. Incluye una descripción del un artículo con el nombre, la marca y cualquier información que creas de interés. Por otra parte, en caso de efectuar un servicio, específica cuando lo proporcionaste y el trabajo realizado.

De igual manera, es indispensable escribir el número de la factura mencionada y la cantidad de dinero a pagar. Además, le damos un recordatorio de cuando se venció el plazo de su abono con la fecha exacta postulada en el contrato.

Con esos elementos crea un párrafo similar al siguiente.

En nuestros registros se informa de una compra (o contratación) de una computadora marca Apple, modelo iMac Nova, con un crédito de un mes, tiempo expirado el pasado 08/04/2022. Esta transacción lleva por número 578999 y el monto de la deuda es 1.290 dólares.

Tiempo de respuesta máximo

Los emails extrajudiciales se envían previo a emprender otras medidas legales con el objetivo de obtener una respuesta y así evitar hacer más grande el problema. Sin embargo, debes mencionar hasta cuándo le darás tiempo de solventar el inconveniente del depósito antes de buscar otras alternativas.

Esto último no es indispensable escribirlo, basta con añadir una fecha tope y tu cliente sabrá de la gravedad de no cumplir con su compromiso. Una manera de decirlo es: le notificamos que tiene hasta el 20/04/2022 para ejecutar su correspondiente abono.

Conclusión

En este apartado incluye una frase de disculpas si ya se ha efectuado el depósito en el momento de leer el mail. Muchas personas no revisan en correo a diario y, en consecuencia, existe la posibilidad de ver el recordatorio cuando la deuda está saldada. Para evitarle molestias, dile que si es su caso pase por alto la notificación.

También menciona tu disponibilidad de responder a sus dudas con respecto a los plazos, el método de pago o sobre la factura en general, a través de tus canales de comunicación. Y lo animas a cancelar en poco tiempo de forma amable. Otra recomendación es reiterar cuánto valoras el tenerlo como cliente al término de este apartado.

Te daremos un ejemplo de la conclusión en un email de cobranza extrajudicial:

En caso de haber realizado su pago le rogamos ignorar el presente aviso y nos disculpamos por molestarlo. Le recordamos que a través de nuestro correo y número de teléfono de atención al consumidor estamos dispuestos a responder cualquier pregunta con referencia al presente mensaje y le pedimos amablemente ejecutar su aporte en los próximos días.

En nuestra empresa estamos muy agradecidos de su preferencia y valoramos tenerlo como cliente.

Despedida

Por tratarse de una carta formal es necesario despedirse cordialmente utilizando una frase del tipo: Agradecidos por su tiempo, se despide la gerencia de la tienda. Con ello le quitamos un poco de rigor a tan pesado asunto y demostramos que no cambiaremos nuestra disposición para con el destinatario una vez resuelto el inconveniente.

Esta es una de las formas cómo pedir que te paguen sin ofender. Gracias las formalidades, nuestra carta adquiere un tono agradable, lo cual motiva a las personas a efectuar tu petición.

Guía de cómo rellenar el correo electrónico

Después de establecer nuestra plantilla de email de cobranza extrajudicial debemos conocer la forma de introducirla en un formato de mensajería. Esto no te llevará demasiado siguiendo algunos simples pasos:

• Necesitarás una planilla en blanco donde escribir tu texto y para obtenerla haz clic en el ícono + en la barra lateral o en el botón “crear nuevo”
• Una vez la tengas comienza a llenar los datos comenzando con el asunto. En esta ocasión será: aviso de pago vencido.
• Acto seguido, en el recuadro de abajo redactamos o pegamos los demás elementos del email: encabezado, datos del cliente, introducción, detalles de la factura conclusión y la despedida.
• Al terminar, nuestro mensaje está listo para ser enviado.

Principales plataformas de correo electrónico

El correo fue uno de los primeros en experimentar el cambio de un medio físico a uno digital gracias a la invención del internet. Desde su invención muchas compañías lanzaron su propio servidor de mensajería en línea para comunicarse con personas en todo el mundo.

De ellas al menos cuatro son quienes lideran el mercado de los emails: Gmail, Outlook, Yahoo y Bing. Cada una presenta una interfaz similar y sus plantillas son prácticamente iguales. Sin embargo, la más utilizada hoy en día es la plataforma de Google Gmail y por ello no es de extrañar si la mayoría de tus clientes tienen una dirección terminada en @gmail.com.

Pero no existe ningún problema en la comunicación si tú cuenta es de las otras opciones, porque tus envíos se harán sin problemas y en tan solo segundos. Por lo tanto, si tu negocio no posee aún una dirección electrónica, cualquiera de las nombradas arriba te servirá para mandar las notificaciones.

Ejemplos de correos Cobranza Extrajudicial

Cada empresa tiene una plantilla de carta de cobro diferente, pero en cualquier caso los elementos suelen ser los mismos. Te ayudamos a establecer un formato propio siguiendo algunos ejemplos y más adelante te mostramos los detalles de su estructura. Igualmente, te recordamos que tienes la opción de copiar o bajar cualquiera de los siguientes.

Ejemplo de mail de cobranza extrajudicial de seguros

Seguros Nuevo Mundo

Buenos Aires, Calle Corrientes, Edificio № 7-1.

segurosnuevomundl@atencion.com

Teléfono +54 11 6563 7259

28/05/2022

Antonella Valenzuela

Reciba usted antes que nada un cordial saludo. El día de hoy nos comunicamos con su persona a fin de tocar el tema relacionado con una factura vencida a su nombre, que debe ser cancelada a nuestra organización.

En los registros se indica que es actual cliente del programa Premium de cobertura en gastos médicos con extensión a familiares cercanos. El mismo tiene un pago mensual de 6.500 pesos y su fecha de cobro son los primeros cinco días de cada mes. Entonces, ha pasado una semana desde la expiración de su nota número 6892825.

En consecuencia, le notificamos que tiene un plazo de quince días hasta el 13/06/2022 para solventar el inconveniente de su mensualidad.

Si al momento de leer el aviso ya realizó el abono, le pedimos hacer caso omiso del recordatorio. Igualmente, ponemos a su disposición los canales de comunicación por correo electrónico y llamada si alberga dudas sobre los datos de la factura, su fecha límite o el monto. Esperamos su pago a la brevedad y le recordamos la importancia del mismo en el funcionamiento del seguro. Sinceramente, nos gustaría seguir brindándole el respaldo merecido en la cobertura de sus gastos médicos.

Sin otro particular, Seguros Nuevo Mundo.

Ejemplo de email de cobranza extrajudicial por servicio de limpieza

Salubridad.sa

Barcelona, Barrio viejo, Complejo de oficinas La Sagrada familia.

Salubridad.sa@gmail.com

Teléfono +93 73 52 630

13/03/2022

Administración del Grupo Amanecer

Nos complace mandarles un saludo amistoso. La carta a continuación tiene la finalidad de aclarar el tema del pago de una factura a nombre de su distinguida empresa, la cual está vencida y aún no es cancelada.

Tenemos un recibo con el número 8557989, por el concepto de servicio de mantenimiento, limpieza de oficinas y recolección de basura en la central del Grupo Amanecer, en la ciudad de Barcelona, ejecutada el 21/01/2022 y con una fecha de depósito máxima del 05/02/2022. En suma, la misma lleva por monto 759 Euros.

En vista de retraso, procedemos a notificar de una extensión en la ventana de cobro hasta la semana entrante, más exactamente hasta el 20/03/2022.

Le agradecemos su cancelación antes de día indicado y esperamos seguir con la relación de trabajo entre ambas compañías. En caso de estar solventes en la deuda cuando lean este mensaje, les pedimos ignorar la nota y disculparnos por la molestia. Estamos a la espera de una respuesta pronta y por ello les proporcionamos nuestros datos de comunicación con la gerencia de atención al cliente.

Gracias por su tiempo, se despide el Departamento de finanzas de Salubridad.sa.

Ejemplo de email de cobranza extrajudicial por compra diferida

Plaza Vea.ca

Viña del mar, Avenida el Barranco con Insurgentes, Edificio № 13.

Atencionplazavea@gmail.com

Teléfono +56 857 868 467

05/07/2022

Marcelo Gallardo

Saludos. En esta ocasión nos comunicamos con usted para solventar un inconveniente relacionado a una deuda que actualmente mantiene con la empresa.

El día 30/01/2020 hizo la adquisición de una nevera marca LG, modelo Home 2.0, con un acuerdo de pago diferido con hasta 6 meses de crédito por los descuentos de inicio del presente año. La misma tiene la identificación de recibo número 736388 y su monto asciende a 1.136.790 pesos.

Transcurrido el tiempo máximo de su depósito nos vemos en la obligación de solicitar la correspondiente cancelación antes del 15/07/2022.

Le recordamos que cuenta con los privilegios de cliente frecuente, motivo por el cual le otorgamos la posibilidad de extender su fecha de pago. Esperamos recibir noticias de su abono en los próximos días para así continuar ofreciéndole las mejores ofertas.

Si en este momento ya realizó su depósito le rogamos nos disculpe y no le otorgue importancia al aviso. También le recordamos que nuestras plataformas de contacto al consumidor están a su disposición si tiene alguna duda relacionada con su factura.

Agradecidos de antemano, Gerencia de Plaza Vea Chile.

Ejemplo de email de cobranza extrajudicial de una entidad bancaria

Banco Venezolano de Crédito Agrícola

Caracas, Chacao, Oficinas Mazzini.

atencionalusuario@gmail.com

Teléfono +58 0254 866 9287

25/07/2022

Antonieta Lozada

Saludos cordiales. La Oficina de Créditos del BVCA le contacta con el objetivo de solventar el retraso en la mensualidad de su préstamo.

A usted le fue aprobado un crédito inmobiliario para la compra de un departamento con ubicación en la ciudad de Maracay del Estado Aragua, el día 12/10/2018. En el contrato firmado establecimos un abono de una mensualidad por el 5% del monto suministrado de nuestra parte, una suma de 25.000 dólares. Además, se comprometió a pagar un interés del 3%, lo que da un total de 1525 dólares cada mes.

Estamos al corriente de su cumplimiento fiel al acuerdo, sin embargo, el pasado mes no recibimos lo acordado, por lo tanto, le solicitamos hacer junto al mes de julio el abono de la cuota anterior.

En caso de presentar algún inconveniente y querer discutirlo estamos abiertos a entablar conversaciones en la oficina más cercana, por favor comuníquese con nosotros a fin de establecer una cita.

Reafirmamos nuestro compromiso con el desarrollo de los hogares del país y le agradecemos su confianza en la ayuda financiera.

Sin otro particular, se despide la Oficina de Créditos del BVCA.

Ejemplo de email de cobranza extrajudicial de compras en línea

Atención al cliente MercadoLibre Colombia

Bogotá, Barrio La Asunción, Central de Pymes y Comercio.

Servicioalcliente@mercadolibre.com

Teléfono +57 035 863 3728

24/08/2021

José Gregorio Hurtado

Nos complace mandarle un cordial saludo y comunicarnos con uno de nuestros mejores clientes. En estas líneas queremos dar a conocer que actualmente tiene una deuda vencida con la empresa.

Según los datos de la factura electrónica № 689938, el 27/07/2020 hizo una adquisición de unos zapatos marca Adidas, modelo Yezzy 700 talla 10, a la tienda Sport Impact a través de la web.

Esta se ejecutó con la opción de marcadopago, en 12 cuotas de 175.000 pesos sin intereses, a debitar de su tarjeta de crédito. Hemos recibido las primeras 11 partes, no obstante, el último mes el monto requerido no fue concedido por su banco al no disponer de más crédito.

Por lo tanto, nos vemos en la obligación de solicitar el pago por otra vía a más tardar el 30/08/2021.

Le pedimos disculpas por adelantado si cuando reciba este aviso ya ha solventado el inconveniente y le rogamos lo ignore. Igualmente, le recordamos que el servicio de atención al cliente está a su disposición si desean conocer las alternativas para agilizar su depósito.

Cómo siempre estamos agradecidos de permitirnos efectuar sus compras desde la comodidad de su casa y esperamos no sea este un motivo para romper nuestras relaciones.

Sinceramente, Atención al cliente MercadoLibre Colombia.

Preguntas Frecuentes

Con el objetivo de enseñarte a fondo las maneras cómo reclamar un pago por mail, añadimos a modo de conclusión algunas respuestas a las inquietudes más frecuentes sobre el tema: