¿Estás embarazada, pero te preocupa tu trabajo? Entonces es importante saber hacer un email patronal para incapacidad por maternidad. Dicho documento se lo podrás entregar a tu jefe para poder resguardar tu empleo y llevar a cabo tu embarazo en paz.

A continuación, te mostraremos un modelo de este tipo de email que puedes copiar o descargar en un archivo Word.

¿Cómo escribir un email patronal para incapacidad por maternidad?

Tan pronto como tengas una buena idea de cuánto durará su licencia de maternidad y cuándo deberás tomarla, es importante compartir esa información con tu empleador.

Es una emocionante noticia, pero cuando se trata de trabajo, tienes que entregarla de una manera profesional por medio de un documento dirigido a tu supervisor directo. Asimismo, a cualquier persona pertinente en tu empresa, como un gerente de recursos humanos, por ejemplo.

Un email patronal para incapacidad por maternidad puede parecer formal, pero algo tan crucial como esto debe documentarse por escrito, fecharse y firmarse. Por ningún motivo, los detalles relacionados con tu licencia no pueden perderse o botarse.

Si quieres saber todos los detalles que se deben de incluir en este tipo de documento, no te pierdas los siguientes puntos que te daremos:

Estructura del mail

Este tipo de documento es distinto a otros, ya que, no sigue una estructura fija y no requiere adherirse a unas reglas en particular. Muchas son bastante parecidas y solo se diferencian en unos cuantos detalles, los cuales son, los siguientes que te mostraremos:

Formato y encabezado

No importa si vas a enviar este email por correo o en físico, debido a que lo más crucial es que se pueda apreciar el mensaje. Por lo que, se recomienda usar una fuente que sea fácil de leer, como, por ejemplo: Arial, Times New Roman o Helvetica.

Al comenzar con el email, se debe colocar en la esquina superior de la izquierda tu nombre, apellido y dirección. Después, al igual que todos los emails formales, omite una línea y continua con la fecha.

En la siguiente línea debajo, debes colocar la información acerca del destinario; es decir, los detalles del supervisor y la dirección comercial.

Saludo o introducción

Cuando inicies con el mensaje que estás escribiendo, debes saludar de manera profesional y dirigirte correctamente a tu jefe o superior. Incluso si tienen una relación laboral informal, es necesario que comiences con “Estimado Sr./Sra.”

Primer párrafo: Razones para escribir el email.

Este tipo de email se suele iniciar de manera directa desde el primer párrafo, explicando por qué está escribiendo el correo. Asimismo, de inmediato se debe decir por cuanto tiempo tiene la intención de estar fuera con el permiso de maternidad.

También se tiene de incluir fechas específicas en las que se irá y regresará al trabajo. Del mismo modo, si lo deseas, puedes sugerir laborar desde casa antes o después de estas fechas para ver si eso es algo que su empleador estaría dispuesto a considerar.

Segundo párrafo: Brinda una propuesta de trabajo

En el siguiente párrafo, propón un plan sobre como sugieres cubrir tu carga de trabajo mientras está fuera de la oficina. Sea honesto al discutir acerca del trabajo que cree que no podrá completar, así como las tareas que te comprometes a terminar mientras estas de licencia.

Si eres responsable con tus proyectos a corto o largo plazo, define donde estás o estarás con esos proyectos al momento de irte. Ofrece sugerencias sobre quién piensas que es más capaz de seguir adelante con tus labores específicas en tu ausencia.

Conclusión

En el párrafo final, exprésale a tu gerente el nivel de comunicación que pretendes tener mientras estés de baja por maternidad. Si planeas mantenerte alejado del correo de tu trabajo por completo cuando no te encuentres en la oficina, hazlo saber.

En caso de que, si tengas planeado laborar durante este tiempo, establece expectativas claras sobre la frecuencia con la que quieres hacerlo.

Si piensas que tu horario de trabajo deberá cambiar cuando regreses de nuevo, del mismo modo podrías colocarlo en este último párrafo.

No olvides expresar tu gratitud por el apoyo de tu empleador al tomarte un tiempo fuera del trabajo para cuidar a tu nuevo hijo o hija. Esto es importante, debido a que será un modo de agradecerle por su comprensión.

Y, por último, recuerda entregar o enviar el documento firmado; mucho mejor si puedes obtener de regreso la firma de tu supervisor en la parte de abajo

Guía de cómo rellenar el correo electrónico

Ahora que ya sabes cuál es la estructura que maneja este tipo de email, es momento de enviarle un correo a tu jefe. Por lo que, lo siguiente, es entrar a tu plataforma de preferencia y rellenar cada elemento dentro del servidor:

• Paso 1: Coloca el destinario.
• Paso 2: Escribe un asunto corto y directo que explique la razón de tu correo.
• Paso 3: En el cuadro grande, escribe el mensaje de acuerdo a la estructura que te mencionamos. Así que, en otras palabras, comienza con el encabezado y el saludo formal, sigue con el cuerpo del mensaje (los dos párrafos) y finaliza con la conclusión.

Principales plataformas de correo electrónico

Muchas personas suelen usar Yahoo o Bing para comunicarse con otros, pero esas son plataformas menos formales y un poco más casuales. En este caso, te recomendamos mejor Gmail u Outlook, ya que son las más empleadas por las empresas a nivel mundial.

Debido a que tienen una interfaz tan sencilla, su manejo es mucho más simple y rápido que otros. Aparte, cuentan con diferentes opciones de edición y, al menos Gmail, posee su propio corrector ortográfico en caso de que lo necesites.

Ejemplos de correos patronales por Incapacidad por Maternidad

Antes de escribir un email, tienes que tener en cuenta tu lugar de trabajo. Cada oficina es diferente, por lo que es importante conocer el entorno de tu sitio de trabajo.

Algunas oficinas tienen manuales para empleados que pueden brindarle información sobre las políticas de recursos humanos vigentes para la licencia de maternidad.

La cultura de la empresa también juega un papel crucial en el tipo de email patronal de licencia de maternidad que debes escribir a tu empleador.

Por eso, a continuación, te mostraremos distintos ejemplos de cómo hacer este documento, para que escojas el que mejor se adapte a tu empresa y lo que necesitas.

Ejemplo 1: Email sencillo para incapacidad por maternidad

Querido/a Señor/Señora. [Nombre del destinatario],

Como saben, ahora me estoy acercando al final de mi embarazo. Tengo mi fecha de parto para el [Fecha de parto] y planeo comenzar mi licencia de maternidad el [Fecha de inicio de la maternidad] y regresar a la oficina el [Fecha tentativa de incorporación]. Salvo cualquier problema imprevisto con respecto a mi embarazo y parto, espero volver a trabajar en mi puesto y carga de trabajo anteriores.

He estado trabajando de cerca con [Nombre de los compañeros] y están preparados para manejar mis responsabilidades mientras estoy fuera.

Si mis planes cambian por algún motivo, te lo haré saber lo antes posible. Gracias por permitirme pasar este tiempo con mi recién nacido.

Consulte mi plan de licencia de maternidad adjunto para obtener más detalles.

Tuyo sinceramente,

[Tu nombre y apellido]

Ejemplo 2: Email formal para incapacidad por maternidad

[Tu nombre] [Tu dirección] [Fecha del momento en que se escribió el email] [Nombre del gerente/jefe/superior] [Dirección de Negocios]

Querido Sr./ Sra. [Nombre del destinatario],

Le escribo este email para informarle que estoy embarazada y planeo tomar licencia por maternidad. Mi fecha de parto es [Fecha prevista para el parto] y planeo seguir trabajando hasta [Fecha segura o alternativa de trabajar desde casa hasta su fecha de parto o entrega]. Planeo tomar [Tiempo de reposo] semanas de licencia por maternidad. No espero tener ningún problema para volver a mi puesto actual y entregar la misma calidad de trabajo que hago ahora.

Mientras esté de baja, sugiero que [Nombre de compañero de trabajo] esté a cargo de [Partes o labores específicas de su trabajo]. Si tiene alguna inquietud, hágamelo saber para que podamos abordarla.

Mientras estoy de baja por maternidad, estoy feliz de responder a los correos electrónicos en mi tiempo libre disponible, sin embargo, pido que se eviten las llamadas telefónicas. Por favor, hágame saber si hay algún formulario que necesite de mí antes de que me vaya de baja por maternidad. Gracias por permitirme tomarme este tiempo para recuperarme físicamente y cuidar a mi nuevo bebé.

Consulte mi plan de licencia de maternidad adjunto para obtener más detalles.

Sinceramente,

[Firma a mano o electrónica] [Tu nombre y apellido]

Ejemplo 3: Email patronal para incapacidad por maternidad de acuerdo a las pautas corporativas

[Tu nombre] [Tu dirección] [Fecha en que se escribió el documento] [Nombre del jefe/gerente/encargado] [Dirección de negocios]

Querido Sr./Sra. [Nombre del destinatario],

El propósito de este email es solicitar la licencia de maternidad como se menciona en la política de nuestra organización. Me gustaría usar mi licencia de maternidad por un período de [Número de semanas] semanas, comenzando el [Fecha de inicio] y mi regreso a la oficina el [Fecha de finalización]. Espero que esta solicitud sea aprobada en tiempo y forma.

Durante mi tiempo fuera, le pedí a [Nombre de un compañero/a] que me ayudara a manejar mis responsabilidades y deberes. En el caso de una emergencia inmanejable, comuníquese conmigo al [Número de teléfono del redactor].

Si mis planes cambian o surgen circunstancias imprevistas, me aseguraré de hacértelo saber. Infórmeme sobre cualquier información o formulario, como una nota del médico, que me requerirá antes o durante mi licencia de maternidad. Espero trabajar con usted para garantizar una transición sin problemas a la licencia por maternidad y al regreso al trabajo.

Consulte mi plan de licencia de maternidad adjunto para obtener más detalles.

Tuyo sinceramente,

[Tu nombre]

Ejemplo 4: Email de solicitud formal por licencia de maternidad.

[Tu nombre y apellido] [Tu dirección] [Tu ciudad y código postal] [Tu número de teléfono móvil] [Tu número de teléfono de casa] [Tu correo electrónico] [Fecha en la que se entregó el documento] [Nombre del destinario] [Empresa o lugar de trabajo] [Dirección de la empresa] [Ciudad y código postal]

Estimado Sr./Sra. [Apellido del destinario],

Este email es para informarle que estoy embarazada y deseo tomar licencia por maternidad.

Mi fecha de parto es el [Fecha probable del parto]. Me gustaría seguir trabajando hasta [Fecha o podría indicar que trabajará hasta la fecha de parto trabajando desde casa, si es posible]. Planeo tomar [Aproximado de tiempo] semanas de licencia por maternidad. Anticipo que no habrá ningún

problema en reanudar mi puesto actual y entregar el mismo trabajo de alta calidad que hago ahora.

Mientras estoy de licencia, sugiero que [Nombre del compañero de trabajo] esté a cargo de mi carga de trabajo. [Agregue otros detalles de su propuesta de cargo de trabajo aquí]. Considere esta propuesta de regreso al trabajo como el comienzo de una conversación. Si tiene inquietudes sobre algo que he sugerido, infórmeme para que tenga la oportunidad de abordarlas.

Mientras estoy de licencia, comuníquese conmigo a través de [Tu correo electrónico] o [Número de teléfono]. De esta manera, el bebé y yo no somos molestados si están dormidos. [Si planea trabajar mientras está de licencia, menciónelo aquí].

Infórmeme sobre cualquier información o formulario, como una nota del médico, que me requerirá antes o durante mi licencia de maternidad. Espero trabajar con usted para garantizar una transición sin problemas a la licencia por maternidad y al regreso al trabajo.

Si algo cambia, me aseguraré de informarle ya que los embarazos pueden ser impredecibles. Gracias por permitirme este tiempo fuera de la oficina para vincularme con mi recién nacido. Por favor hazme saber si tienes preguntas.

Atentamente,

[Tu nombre y apellido]

Ejemplo 5: Email para permiso por maternidad si planea trabajar cierto tiempo en casa.

[Tu nombre y apellido] [Dirección, ciudad y código postal] [Fecha en la que se entregó el documento] [Nombre y apellido del destinario] [Nombre de la empresa/oficina/negocio] [Dirección, ciudad y código postal de la empresa]

Estimada Sra. Jones,

Le escribo para informarle sobre mi embarazo y mi intención de tomar una licencia por maternidad de [Tiempo previsto de licencia] semanas. Mi fecha de parto es el [Fecha exacta de parto]. Planeo trabajar desde casa a partir del [Fecha de inicio de trabajo en casa] y trabajar hasta mi fecha de parto. Anticipo regresar al trabajo el [Fecha aproximada de regreso].

Planeo hacer todo lo posible para completar todas mis tareas de alta prioridad antes de estar de baja. También planeo delegar algunas de mis responsabilidades diarias a [Nombre o nombres de compañeros de trabajo], quienes han estado trabajando de cerca conmigo en varias campañas de clientes. Confío en su capacidad para gestionar el trabajo en mi ausencia. [Nombre de compañero], en particular, podrá responder a las preguntas de los clientes y configurar [Labores que maneja el redactor del email] durante mi tiempo fuera. Hágame saber si tiene alguna inquietud sobre esta recomendación o si tiene otras sugerencias para cambiar mi carga de trabajo mientras no estoy.

Gracias de antemano por permitirme tomarme este tiempo libre para poder recuperarme y pasar tiempo cuidando a mi nuevo bebé. Avíseme si hay algún formulario que deba completar antes de mi ausencia o si hay algo más que pueda hacer para que la transición sea más fácil. Si necesito que me contacten durante mi licencia de maternidad, comuníquese conmigo a [Correo electrónico] o al [Número de teléfono].

Saludos cordiales,

[Tu nombre y apellido]

Ejemplo 6: Email patronal corta para incapacidad por maternidad.

Estimado [Nombre del destinario],

Le escribo para informarle que estoy embarazada y planeo tomar [Tiempo estimado] semanas de licencia por maternidad. Mi fecha de parto es [Fecha] y anticipo comenzar mi licencia el [Fecha de inicio de la licencia] y regresar el [Fecha tentativa para regresar de la licencia], salvo circunstancias imprevistas.

Haré todo lo posible para completar todo mi trabajo que está actualmente en progreso antes de mi licencia, aunque sugiero que [Nombre de compañero] asuma la responsabilidad de mi trabajo de alta prioridad mientras estoy fuera de la oficina. Estoy feliz de trabajar con usted para elaborar un plan para distribuir mi carga de trabajo.

Mientras estoy de permiso, puede ponerse en contacto conmigo en [Teléfono o correo electrónico]. Planeo revisar periódicamente el correo electrónico después de [Fecha/semanas].

Agradezco mucho su tiempo y sus atenciones durante esta feliz etapa de mi vida. Espero regresar con la misma actitud positiva de siempre una vez mi licencia de maternidad finalice completamente.

Con gratitud,

[Tu nombre y apellido]

Ejemplo 7: Email de baja por maternidad.

Estimado Sr./Sra. [Nombre del destinario],

Le escribo para informarle formalmente sobre mi embarazo y mi intención de tomar [Tiempo de licencia] semanas de licencia por maternidad. Mi fecha de parto es el [Fecha aproximada del parto] y me gustaría seguir trabajando hasta la fecha de mi parto, preferiblemente desde casa a partir del [Fecha en la que deseas comenzar a trabajar en casa]. Salvo circunstancias imprevistas, espero regresar a la oficina el [Fecha aproximada del regreso].

Planeo hacer todo lo posible para completar mis proyectos de alta prioridad antes de comenzar la licencia por maternidad. Cuando me haya ido, sugiero que [Uno o dos compañeros de trabajo] estén a cargo de mi trabajo de mayor prioridad, aunque consideren esta propuesta como el comienzo de una discusión sobre cómo manejar mi trabajo.

Mientras estoy de licencia, puede comunicarse conmigo al [Tu número telefónico] o por correo a [Tu correo electrónico]. Planeo revisar periódicamente el correo electrónico después de las primeras [Cantidad de semanas] semanas de licencia.

Avíseme si necesita una nota del médico o cualquier otra información mía. Le avisaré si algo cambia, ya que, en esta condición, no se puede prever los resultados. Gracias por permitirme tomar este tiempo con mi nuevo hijo/a.

Con apreciación,

[Tu nombre y apellido]

Ejemplo 8: Email al empleador solicitando protección de la salud y la seguridad durante el embarazo

Estimado [nombre del empleador],

Le escribo para notificarle que estoy embarazada.

¿Podría evaluar cualquier riesgo de salud y seguridad que surja durante mi embarazo o que pueda afectar a mi bebé y tomar las medidas razonables para eliminar cualquier riesgo?

Me gustaría reunirme con usted para hablar sobre los riesgos de salud y seguridad asociados con mi trabajo y mi embarazo. Estoy particularmente preocupado por [Escribe los principales problemas que está experimentando, por ejemplo, largos períodos de pie, levantar objetos pesados, falta de descansos para ir al baño, riesgos de los pacientes, etc.]

Tuyo sinceramente,

[Tu nombre]

Ejemplo 9: Email al empleador para dar aviso de licencia de maternidad y pago.

Estimado [Nombre del empleador],

Le escribo para informarle de mi embarazo. Mi semana esperada de parto es [Coloca fecha aproximada].

Me gustaría comenzar mi licencia por maternidad el [Inserta la fecha en que le gustaría comenzar su licencia por maternidad].

Adjunto mi certificado de maternidad. Por favor, ¿podría confirmar que recibiré el pago legal por maternidad?

Tuyo sinceramente,

[Tu nombre]

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