Email Formal Para Una Empresa

Redactar un email formal para una empresa no es igual a escribirle a un amigo. Exige un nivel alto de profesionalismo y formalidad a la hora de dirigirnos a una institución. La empresa a la que le escribiremos puede ser un proveedor. Tal vez, un cliente frecuente, o un cliente que está en deuda con nosotros y debamos cobrarle.

También puede ser una empresa aliada, un prestador de servicios; en fin, hay muchos escenarios posibles. Si necesitas ayuda para escribir un correo como estos, o te gustaría tener más conocimientos sobre este asunto, estás en el lugar correcto. Veamos juntos cómo redactar un correo para dirigirnos a una empresa. Haremos uso de guías y plantillas que son realmente sencillas de aplicar.

Cómo redactar un email para una empresa

Veamos cómo escribir nuestro correo electrónico a una empresa para generar una buena comunicación.

Antes de empezar a escribir, tengamos claro cuál será el propósito del mensaje y su contenido, es decir, hay que tener las ideas claras. Utilicemos argumentos que sean fáciles de entender y motiven al receptor a actuar.

La información debe ser redactada de forma clara y breve; por cierto, toda la información debe ser verás. Mantengamos un tono formal y cortés.

La ortografía es indispensable. Hay pocas cosas que dañen más  nuestra imagen que las erratas al escribir. Puede ahuyentar clientes y socios; así que, cuidado, revisemos bien.

Escribamos los párrafos con un formato bien ordenado, siguiendo una estructura, porque facilita la lectura. Usemos negritas para resaltar ideas importantes, no escribamos todo en mayúscula, ni usemos emoticones. Tampoco hay cabida para las palabras coloquiales o vulgaridades.

Estructura del mail formal para una compañía

Aquí tenemos una lista de la estructura general de los emails para una empresa, que debemos seguir sea cual sea el contenido del mismo:

• Asunto.
• Datos del destinatario.
• Saludo.
• Cuerpo Introducción/Presentación.
• Cuerpo Explicación del Motivo.
• Cuerpo Cierre/Agradecimiento.
• Despedida.

Guía práctica de cómo redactar un email formal para una empresa Tratemos cada elemento por separado, intentemos ver cómo cada uno de ellos es importante y, nos ayuda a formar un gran correo.

Asunto

Todos nuestros correos para una empresa deben llevar el Asunto, es obligatorio. Con esto damos información del tema a tratar, es importante que sea breve y conciso.

¿Por qué es tan importante? Primero, aumenta las probabilidades de que el correo sea abierto, ¿Qué persona le presta atención a un correo sin asunto? Segundo, con la información que da el asunto, el destinatario puede hacerse una idea del contenido. Una cuestión más, no escribamos el Asunto en letras mayúsculas. Puede que los parches de seguridad detecten nuestro correo como malicioso y lo envíen a la bandeja de Spam.

Ejemplo: Solicitud de Cotización de Librería Morales.      ¡Aviso de Pago Factura N°XXXX! 

Datos del destinatario

En este apartado de nuestro email formal para una empresa vamos a escribir los datos de la misma. Claro, le vamos a escribir a una compañía, pero ese correo lo va a recibir una persona.

Si conocemos sus datos, incluyamos. Datos como el nombre, cargo y nombre de la empresa, cuando va dirigido a alguien dentro de la empresa. Si va dirigido a un Departamento, escribamos el nombre del Departamento y el nombre de la empresa. Si no tenemos todos los datos, podemos incluir una frase como: A quien corresponda.

Ejemplo: Sr. Juan Arroyo, Gerente General de Químicos de Oriente CA.                   Sres. Departamento de Finanzas de Químicos de Oriente CA. A quien corresponda.

Saludo

Vamos a ofrecer un saludo profesional para dar comienzo al correo. En todo momento mantengamos la formalidad y la cordialidad, aún en algo tan breve como el saludo.

Ejemplos: Estimada, un saludo cordial.                   Respetado, reciba un amable saludo.

Cuerpo Introducción/Presentación

En esta parte vamos a presentarnos, sobre todo si el receptor del correo no espera nuestro mensaje. Así que antes de hablar del tema o propósito, digamos quien escribe.

Si nosotros mismos no decimos quienes somos, la persona puede dejar de leer el correo, si ni siquiera sabe quién se lo envía ¿Qué importancia le va a dar? Así que esta parte es importante.

Para presentarnos en nuestro email formal para empresas, escribamos nuestro nombre, cargo o puesto que tenemos y el nombre de la misma. Estos datos son suficientes para cualquier destinatario.         

Ejemplo: Es un placer dirigirme a usted, me llamo (ponemos nuestro nombre), trabajo como (escribamos nuestro cargo) en (el nombre de la empresa).

Cuerpo Explicación del Motivo

Ahora sí, digamos claramente por qué hemos escrito, cuál es el tema principal. Tal vez escribimos para agradecer un servicio, hacer una cobranza, solicitar información de una mercancía… Mencionemos ese motivo, lo más cercano al inicio de la carta que podamos. Sino decimos para qué escribimos ¿Cómo vamos a esperar que nos entiendan?

A continuación, demos más detalles, dediquémonos a explicar. Ahora bien, seamos breves, no todos tienen tiempo de leer algo muy largo. Aconsejamos dos o tres párrafos de cuerpo. Pero ¿Y si necesito dar más información y no me alcanzan 3 párrafos? Entonces evaluemos la opción de adjuntar un documento que explique todo.

Ejemplo: Le envío para hacerle un recordatorio de mora que tiene con nosotros. Se debe a la factura N°XXXX del día 21-06-2022 que aparece adjunto. Acordamos que harían el pago en un plazo no mayor a un mes. Sirva este correo como recordatorio oficial.

Cuerpo Cierre/Agradecimiento

Finalmente, en el cuerpo de nuestro mail para una empresa concluimos ofreciendo más  ayuda, por ejemplo, con una conversación en persona. Agradezcamos que la persona se haya tomado el tiempo de leer el correo.

Ejemplo: Si desea más información sobre los métodos de pago y nuestro catálogo no dude en ponerse en contacto conmigo. Agradecemos que haya leído este mensaje y apreciamos enormemente que siga afiliado a nuestro servicio.

Despedida

Ya solo nos queda despedirnos amablemente y al final dejemos nuestro nombre y nuestros datos de contacto. ¿Has pensado en tener una firma al final de cada correo? Evaluemos esa posibilidad, ya que hace que el correo tenga un mayor toque de profesionalismo.

Ejemplo: Se despide amablemente, Brenda Soto. Supervisora de Cobranza Teléfono XXX XXX XXXX Correo XXXXXXXXXX Logo Empresa

Principales plataformas de correo electrónico

Podemos enviar nuestro email formal para una empresa por las siguientes plataformas:

• Tutanota: Ofrece muchas garantías de seguridad. Utiliza un código abierto que obedece las normas de protección de datos de Europa y ofrece cifrado de extremo a extremo. Algo destacable que no vamos a ver publicidades. Se puede acceder desde el navegador o desde dispositivos iOS, Android, Windows, Linux, y macOS.
• GMX: Cuenta con una capacidad de almacenamiento de 65GB, los archivos adjuntos pueden llegar hasta los 50MB. Tiene una herramienta antispam para no tener que preocuparnos de amenazas informáticas. Se puede descargar su App para iOS y Android.
• Outlook: Se integra a las demás herramientas de Microsoft y servicios como Skype, One Drive, Office Online. Se adapta muy bien a requerimientos corporativos y tiene una interfaz fácil de usar.

Ejemplos de correos formal para una empresa

Antes que nada, ¿Qué te parece si nos detenemos un momento a ver estos ejemplos? Fijémonos en cómo siguen una estructura similar, pero el contenido es distinto, adaptado a lo que se quiere transmitir en cada uno.

Ejemplo 1: Correo para una empresa ofreciendo servicios.

Asunto: ¡Servicio de poda y desmalezamiento de jardines!

Sr. Roberto Angulo, Supervisor de Servicios Generales de Químicos de Occidente.

Estimado, un cordial saludo,

Le escribe por este medio, José Guzmán, Representante de Jardines Siempre Limpios CA, para ofrecerle nuestro Servicio de Poda de árboles y Desmalezamiento de jardines.

Ahora, en temporada de lluvias, es más necesario que nunca cuidar los jardines. Tenemos servicios mensuales, que incluyen la elaboración de jardines que sean ornamentales, agradables para los trabajadores y aumenten el valor de la propiedad.

Nos adaptamos a sus presupuestos y requerimientos. Adjunto un catálogo con modelos y diseños propios.

Agradeciendo que haya leído este correo y quedando a su disposición,

Se despide atentamente,José Guzmán,

Representante de Ventas

Jardines Siempre Limpios CA,

Teléfono XXX XXX XXXX

Correo XXXXXXXXXX

Ejemplo 2: Mail para empresa pidiendo mercancía.

Asunto: Pedido de Mercancía de Mini-market Torres.

Sra. María Pardo, Vendedora de Químicos de Occidente CA.

Estimada, saludos,

Es un placer para mí, Sandra Forero, Supervisora del Departamento de Compras de  Mini-market Torres, comunicarme con usted a través de este medio. El propósito es para hacerles un producto de mercancía, de los siguientes productos.

400 litros de Desinfectante fragancia Fresa.

400 litros de Desinfectante fragancia Lavanda.

400 litros de Desinfectante fragancia Naranja.

600 litros de Cloro.

600 litros de Gel Antibacterial.

1200 litros de Jabón Líquido Azul.

Nos gustaría recibir una cotización de precios y constancia de existencia. Agradecemos siempre su colaboración y servicios.

Sin más, me despido por ahora,

Atentamente

Sandra Forero,

Supervisora del Departamento de Compras

Mini-market Torres

Teléfono XXX XXX XXXX

Ejemplo 3: Email para una empresa haciendo cobro de una deuda.

Asunto: Cobranza Factura N°XXXX

Sr. Roberto Angulo, Supervisor de Servicios Generales de Químicos de Occidente.

Estimado, saludos cordiales.

Por este medio, yo Andrea Torres, Supervisora de Cobranzas de Jardines Siempre Limpios CA, le envío para hacerle un recordatorio de mora que tiene con nosotros.

Se debe a la factura N°XXXX del día 21-06-2022 que aparece adjunto. Acordamos que harían el pago en un plazo no mayor a un mes. Sirva este correo como recordatorio oficial.

Agradecemos que haya leído este mensaje y apreciamos enormemente que siga afiliado a nuestro servicio.

Quedando a su disposición, se despide amablemente,Andrea Torres,

Supervisora de Cobranzas

Jardines Siempre Limpios CA

Teléfono XXX XXX XXXX

Ejemplo 4: Email para empresa pagar deuda.

Asunto: Envío de Soporte de Pago Factura N°XXXX

Lic. Andrea Torres, Supervisora de Cobranza de Jardines Siempre Limpios CA

Estimada, reciba un cordial saludo,

Es un placer dirigirme a usted, me llamo Jairo Fuenmayor y soy Representante de Finanzas de Químicos de Occidente CA. Este correo es para notificarle el pago de la Factura N° XXXX, cuyo soporte aparece adjunto a este mail.

Agradecemos el servicio prestado, esperamos seguir con este acuerdo,

Sin más, se despide atentamente,

Jairo Fuenmayor,

Representante de Finanzas

Químicos de Occidente CA

Teléfono XXX XXX XXXX

Ejemplo 5: Correo para empresa cancelar pedido.

Asunto: Cancelación de Pedido Factura N°XXX

Sra. María Pardo, Vendedora de Químicos de Occidente CA.

Estimada, saludos,

Yo, Sandra Forero, Supervisora del Departamento de Compras de  Mini-market Torres, me comunico con usted por este medio, para solicitarle que por favor cancelen el envío de los siguientes productos y los saquen de la factura de venta N°XXX.

100 litros de Desinfectante fragancia Fresa.

100 litros de Desinfectante fragancia Lavanda.

100 litros de Desinfectante fragancia Naranja.

200 litros de Jabón Líquido Azul.

Por favor, pedimos que nos disculpen por esta cancelación y ajuste, y que puedan entender las razones.

Agradecemos siempre su calidad y profesionalismo.

Sin nada más que agregar, se despide atentamente

Sandra Forero,

Supervisora del Departamento de Compras

Mini-market Torres

Teléfono XXX XXX XXXX

Preguntas Frecuentes de mail formal para dirigirnos a una empresa

¿Cómo puedo decidir quién debe ser el destinatario?

• Vamos a comunicarnos con una empresa, pero no sabemos muy bien cuál es la persona a la que debemos escribirle. En esos casos, pensemos en los siguientes puntos:
• Si alguien solicita información, a esa misma persona hay que darle respuesta.
• Podemos enviarle al encargado del Departamento u Oficina. Si la información debería ir a alguien que forma parte de su equipo de trabajo, podemos estar seguro de que se lo hará llegar.
• Si no tenemos más información que la del correo de la empresa, escribamos allí dando una pequeña explicación del tema. En estos casos, no incluyamos información sensible o confidencial.

¿Cuáles son los errores que debo evitar en los correos a una empresa?

La informalidad: Evitemos dirigirnos con el tono que usamos en el día a día con nuestros amigos. El tono informal se considera poco profesional.

Expresiones coloquiales: No hay cabida para este tipo de lenguaje en un correo formal. Además, puede que la expresión que usemos sea ofensiva para otros o no nos entiendan.

Errores ortográficos y gramaticales. Esto reduce drásticamente el profesionalismo y la disposición de otros de acceder a las peticiones.

Emojis: Son propios de la comunicación informal y le quitan seriedad al mensaje.

Redactar un correo muy largo o extenso. Es poco probable que se cause el impacto adecuado en el remitente si se extiende el mensaje más de la cuenta. Se debe ser preciso con lo que se busque decir.

¿Qué situaciones hacen necesario que le escriba a una empresa?

Podemos escribir un email formal para una empresa en situaciones como las que se mencionan ahora:

• Para ofrecer servicios o productos.
• Hacer un pedido de mercancía.
• Cobranza de una deuda.
• Solicitar trabajo.
• Hacer alianzas comerciales.
• Atender desacuerdos.
• Negociar acuerdos comerciales.
• Finalizar o romper un contrato.

¿Cuándo es el mejor momento para responder a una empresa?

Es muy difícil saber cuál es el mejor momento para responder un correo electrónico. No queremos dar la impresión de responder muy pronto o muy tarde, así que podemos escoger un momento dentro de las primeras 24 horas; el que veamos más conveniente.

Si creemos que no podemos dar una respuesta dentro de esas 24horas, aun siendo algo importante, tal vez podríamos enviar una respuesta corta. La idea es afirmar que darás más información tan pronto tengas tiempo. Llegados a este punto, podemos decir que estamos preparados para enviar un email formal para una empresa. Sea cual sea el tema, o la circunstancia que debamos atender, los consejos que hemos vistos son igual de aplicables para cada situación.