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En algún momento de nuestras vidas siempre precisamos redactar un email de poder en donde se requiere un lenguaje formal y serio, ya sea para transferir el poder de representación de una persona a un apoderado con el fin de realizar alguna acción o solicitud.
Tipos de Emails de Poder
Entender cómo escribir un e-mail de poder puede hacer la diferencia entre llegar al objetivo deseado o que tus correos sean enviados a la carpeta de “correo no deseado”.
Email de poder ¿Para qué son?
Un email de poder es un documento electrónico con el cual das potestad a otra persona para que actúe en tu nombre en determinada situación. Por lo general son muy utilizados en el ámbito legal, para dar fe que una persona puede actuar en representación tuya.
El Correo de poder debe explicar claramente el tipo de autorización o potestad que estás confiriendo a la otra persona. Los límites de este poder tienen que estar redactados, así como las fechas y el tiempo que será válido este email.
Características
El email de poder debe cumplir con ciertas características para que sea válido en su función. Veamos:
- Debe estar bien identificado. Esto significa que debes colocar tu nombre completo e identificación personal, así como también los del apoderado.
- Debe ser claro en su redacción. Te recomendamos que vayas al grano. Describe el poder que estás otorgando y el motivo de ello en uno o dos párrafos.
- Mantén la formalidad, evita expresiones informales o cualquier otra información diferente al asunto.
- Evita los errores tipográficos, ortográficos y gramaticales. Es buena idea que utilices algún corrector para ello.
Tipo de lenguaje en los emails de poder
Recuerda que es un documento legal y, por lo tanto, el lenguaje debe ser claro y directo. La idea principal del contenido debe entenderse fácilmente. Esto también implica, como ya te lo mencionamos, el cuidado de la ortografía y de la gramática.
Estilo
Utiliza un estilo de acuerdo a la formalidad del caso. La cordialidad y el respeto deben estar presentes, así que dirígete al remitente de manera cortés, sé amable con tus palabras.
Elementos Básicos
Al ser un correo formal, este documento debe tener una estructura acorde al caso y cierta información que pueda darle validez legal. Veamos algunos de sus elementos básicos.
El saludo
Si conoces el nombre del destinatario, utiliza su cargo o título junto con su apellido. Por ejemplo:
- Estimado Ing. González
- Distinguida Lcda. Mendoza
Si no conoces el nombre, bastará un “Estimado Sr.” o “Estimada Sra.”.
Inicio de un email de poder
En el primer párrafo de tu correo de poder, debes identificarte con nombre completo y número de identificación, seguido de la frase: “Doy autorización a”, “Confiero el poder de”.
Luego coloca la identificación completa del apoderado y su número de identificación. A continuación, debes colocar en qué consiste el poder o autorización que estás dando, pero sin extenderte. Ejemplo:
“Yo, Carlos Zuloaga, con DNI 55.555.555, doy autorización al Sr, Vicente Contreras, con DNI 44.444.444 a retirar mis notas certificadas de estudio”
Nota que todo se plasma en un solo párrafo.
El cuerpo
Luego, en los siguientes párrafos, puedes dar una explicación breve del motivo del otorgamiento del poder, así como su alcance y vigencia. En este punto se describen las acciones que puede hacer el apoderado, con referencia al poder que se le otorga.
También debes colocar el tiempo en el que el poder será válido. Puede ser indicando un período de tiempo con fecha de inicio, o colocando las fechas de inicio y fin del poder.
Despedida o final
Cierra de manera cordial y respetuosa, solicitando la comprensión de tu caso y la colaboración con el apoderado. Luego coloca un “Se despide” o “Atentamente” junto con tu nombre completo e identificación personal.
También es recomendable que coloques algún contacto telefónico, en caso de que el destinatario quiera validar la información directamente por este medio.
¿Cómo Escribir Un Email De Poder?
Este tipo de email es un mandato para transferir el poder de representación, de una persona mandante a un apoderado, con el fin de realizar alguna acción o gestión en la que el mandante no puede participar por problemas de cualquier índole.
Un email de poder debe caracterizarse por estar bien redactado y estructurado, explicar de manera clara el otorgamiento del poder, especificación de la gestión a realizar, la identificación de las personas involucradas y la duración del mandato o poder.
La información básica que debe contener este instrumento legal es esencial para que el documento tenga validez.
- Nombre completo del mandante.
- Número de documento de identidad del mandante.
- Nombre completo del apoderado.
- Número de documento de identidad del apoderado.
- Si el mandante está habilitado para conferir el poder.
- Aclaratoria de las gestiones relacionadas al poder que se está habilitando.
- Explicación de las posibles limitaciones en el alcance del poder.
- Vigencia que tendrá el poder.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo redactar un email de poder sin agregarle límites de tiempo?
No, no se recomienda hacer esto. Los poderes concedidos a alguna persona deben tener un límite de tiempo, una vigencia. Esta vigencia puede quedar clara especificando las fechas de inicio y fin, o colocando la cantidad de días de validez desde una fecha en específico.
En algunos casos, se gestiona un documento de certificación digital, el cual está firmado por las dos partes, y en el que por lo general se encuentra la vigencia del poder. En cualquier caso, los poderes deben tener un tiempo establecido.
¿Qué tipo de redacción es la indicada para crear un email de poder?
Debes usar una redacción formal. Debes ser claro y conciso con la información que plasmes en el correo para que no haya lugar a confusiones. Así que evita expresiones largas, rebuscadas o que sean difíciles de entender.
Recuerda, la formalidad no tiene que ver con el tecnicismo. Puedes redactar un correo formal y que se entienda para la mayoría de los mortales. No es difícil.
¿Cuál es la diferencia entre un email de autorización y un email de poder?
Podemos decir que un email de autorización es un email de poder simple. Son emails que otorgan cierto poder al apoderado, pero que son redactados para funciones sencillas como retirar un documento, o gestionar algún trámite sencillo.
Para trámites que requieren varias gestiones, se debe redactar un poder especial, especificando los límites del poder y las facultades otorgadas. Incluso en algunos casos se necesitará algún certificado digital que valide al documento.