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Algunos documentos físicos están pasando a digitalizarse, tal es el caso de las cartas de recomendación. Ahora lo acostumbrado es enviar mediante el correo la información de la persona, su perfil y la valoración de su trabajo. Pero es necesario seguir algunas normas al escribir un email de recomendación, las cuales te contamos a continuación.

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Email de recomendación ¿Para qué son?

Cómo dijimos en la introducción, el email de recomendación es la forma actualizada de enviar las cartas del mismo nombre. En ellos se da un resumen, una reseña o una aproximación de un individuo en específico.

A menudo son solicitadas por los reclutadores de las empresas porque con ellas es fácil establecer si es el tipo de persona indicada para el cargo. Asimismo, lo hacen las entidades financieras, a través del relato de un tercero evalúan si es factible abrir una cuenta o realizar un préstamo.

Pero más allá de la razón que tenga una institución al pedirte un mail de recomendación, su función es la misma, dar a conocer tus atributos positivos. Tomemos el caso de una universidad, ellos no necesitan datos sobre tu ética laboral ni tampoco saber si eres responsable con tus pagos.

Sin embargo, buscan saber si cumples con los requisitos de la carga académica. Entonces dependiendo del lugar o la situación será necesario resaltar algunos aspectos de la vida y dejar otros fuera.

Características

Se trata de un documento importante, ya que de él depende la aprobación de un trabajo o de una solicitud bancaria, por solo dar un par de ejemplos. Por consiguiente, se escribe de forma ordenada siguiendo una estructura o plantilla. Esto con el fin de generar confianza, no solo en las actitudes del recomendado, sino también de la persona quien la escribe.

Por lo general son nuestros familiares o amigos quiénes nos piden hacer este tipo de epístolas. Ellos nos conocen y pueden dar fe de nuestras habilidades al enfrentar alguna tarea. Sin embargo, es posible que necesites solicitar alguna a un jefe antiguo o a la oficina de recursos humanos de tu anterior trabajo.

Por otra parte, si eres tu quién la redacta a un tercero recuerda siempre resaltar los valores positivos de la persona: comunicación activa, capacidad de resolver problemas, honestidad y trabajo duro. Estos son algunos de los aspectos que buscan conocer de nosotros las organizaciones. Trata entonces siempre de presentar lo mejor posible a tus conocidos.

Tipo de lenguaje en los emails de recomendación

En un mail para recomendar a alguien es necesario adoptar un lenguaje formal. Es una forma de hablar diferente de la usada en la cotidianidad. A diferencia de esas ocasiones, debemos pensar y organizar con cuidado el discurso, a fin de lograr dar una buena impresión.

Ante todo, mantener la distancia con el lector y tratarlo con sumo respeto es clave. Por consiguiente, los saludos cariñosos quedan fuera, en su lugar emplearemos una forma más impersonal. Se necesita de un vocabulario limpio, sin groserías, sin frases coloquiales, ni tono gracioso.

Las palabras cordiales siempre serán bienvenidas en el lenguaje formal.  Además, es necesario seguir las normas de cortesías al pie de la letra, tienen un saludo específico, así cómo un desarrollo y una despedida.

Igualmente es necesario hacer correcciones antes de realizar un envío. Cómo si de un trabajo para la universidad se tratase, primero se planifica, luego se escribe y por último revisamos la redacción.  Es muy probable que este documento se almacene en tu carpeta de trabajo o tal vez es necesario pasarlo por muchas manos.

Estilo

Así cómo tenemos un vocabulario limpio, bastante restringido, también tenemos una forma de organizarlo. Es un poco difícil diferenciar el estilo, pero vendría a ser la manera en la que formulamos una frase, con ellas los párrafos y en total conformamos un texto completo.

En situaciones como la presente, tu escritura debe cuidar de un estilo claro. Esto se logra con frases cortas, haz uso de los puntos y las comas necesarios. En suma, busca organizar correctamente el discurso, una oración debe tener relación a la siguiente y así todas hasta el final.

De igual manera, cuida la extensión de la recomendación. No existe un metro específico, pero en documentos de tipo carta lo mejor es no excederse de la longitud de una página en blanco.  Luego de hacerlo relee, con el fin de asegurarte si necesitas añadir alguna puntuación o si hay una palabra mal escrita y de ser así cámbiala.

Te llevará más tiempo del necesario al redactar una epístola familiar, pero es la manera indicada de hacerlo. Gracias al estilo formal construirás un perfil sólido, bien detallado y ganarás la confianza que necesita el recomendado.

Elementos básicos

Prácticamente cualquier documento con un uso institucional requiere de un modelo específico a seguir. Así sucede con estos mails, el saludo, el desarrollo y la despedida conforman su estructura. A continuación, verás la forma de introducir cada uno de ellos:

El saludo

En un encuentro común comenzamos la conversación saludando al interlocutor. De igual manera, en los correos es importante empezar con un hola dirigido al lector. Solo que en este caso no podemos recurrir a una presentación tan informal, en su defecto mejor utiliza:

  • Un cordial saludo.
  • Estimado señor.
  • Es un gusto saludarle.

Inicio

Después del saludo viene la introducción dónde no nos extenderemos mucho anticipando el tema de la carta. Al contrario, ve directo al grano, preséntate con tu nombre completo y número de identificación. Una correcta introducción sería:

  • Mi nombre es Salvador Pérez, número de DNI XXXXXXXX.

Seguido de la presentación escribe en un par de líneas tu intención de hacer una recomendación de tu familiar o amigo. Un modo de hacerlo es:

  • Mediante este correo declaro conocer a Luis Maldonado portador de DNI XXXXXXXX.

El cuerpo

En la parte central de la misiva es donde nos extenderemos un poco más a fin de mostrar las cualidades de nuestro representado. Es relevante primero establecer el tipo de recomendación ¿A quién irá dirigida? ¿Cuál es el motivo? Al pensar en esas dos cuestiones darás en el clavo de lo que se busca saber a cerca del sujeto.

Por ejemplo, si se te pide un documento para conseguir un empleo, te centrarás en las cualidades laborales de la persona. En cambio, si está dirigido a una institución académica, se buscará saber más de las capacidades intelectuales y de estudio. Por último, está el caso de los bancos, ellos probablemente solo deseen comprobar la veracidad de la identidad.

Entonces, ¿cómo redactar un email de recomendación? Recuerda añadir solo información importante según el caso específico. Un par de formas de construir el cuerpo del texto son las siguientes:

  • El ciudadano trabajó en mi empresa por tres años durante los cuales se desenvolvió en diferentes áreas. Es responsable, con una ética laboral impecable y sabe encarar metas altas.
  • Estudie durante la universidad con él y su forma de afrontar los proyectos siempre fue responsable. Sabe trabajar en grupo y busca la manera de aprender más de los contenidos dictados.
  • Por medio de este documento certifico que conozco a esa persona hace más de quince años. Desde ese entonces somos vecinos de piso y nunca he tenido una queja de nuestra relación, es una persona responsable y atenta.

Despedida o final

Por último, está la parte del adiós. De forma similar al saludo, en ella optamos por una frase convencional con la finalidad de mostrar respeto. Pero en este apartado también será necesario añadir una frase dónde demuestres la imparcialidad de la información suministrada. Una forma de despedirte simple es la siguiente:

  • Lo anterior mencionado lo escribo de manera imparcial y desde mi experiencia como jefe del solicitante. Sin nada más para agregar, me despido.

Incluso será necesario dejar una línea de por medio e introducir tu firma. En este caso, al tratarse de una vía electrónica lo indicado es usar tu nombre completo.

¿Cómo escribir un email informal?

como escribir correo recomendacion

Con esta plantilla para escribir un correo electrónico te será fácil estructurar una variedad de cartas de recomendación. Recuerda, existen muchos tipos, pero lo importante es resaltar los puntos buenos del solicitante. Además de eso sigue estas pequeñas recomendaciones finales con el objetivo de escribir un excelente email de recomendación:

  • Ordena primero la información a suministrar. Ten a la mano en número de identificación y el nombre completo de quién vas a recomendar antes de empezar la introducción.
  • Trata de ser concreto, si lo que vas a mencionar cabe en pocas líneas no le agregues más, parecerá exagerado.
  • Lee, al finalizar el texto, identifica si eres lo suficientemente claro y de no ser así modifícalo.
  • No dejes pasar los errores ortográficos. Emplea un editor de texto o en la misma pestaña de mensaje nuevo, presta atención a las palabras subrayadas en rojo.
  • Sigue una estructura simple: saludo, introducción, cuerpo y despedida. Con ellas bastará para difundir los valores de alguien.