Las empresas suelen incluir algunas veces un párrafo al finalizar el correo electrónico dónde indican que su información está destinada únicamente a una persona en concreto. También mencionan la prohibición de la divulgación de la confesión sin autorización. A esto se le conoce email de confidencialidad y te contamos la manera adecuada de realizarlo.

Estas notificaciones se utilizan cuando se transmiten datos importantes de una compañía a un empleado, a otra organización o en contadas veces a sus usuarios. A continuación, te dejamos algunas plantillas listas en formato Word de un aviso de privacidad email.

Este es uno de ellos y puedes descargarlo como un archivo editable o simplemente copiar el texto y pegarlo en un mensaje electrónico. Posteriormente, efectúa los cambios necesarios con el objetivo de hacer uno original para tu divulgación. ¡Descarga tu aviso legal email ejemplo!

Cómo escribir el Email

Existen algunos aspectos a cuidar al redactar un aviso de confidencialidad en correo electrónico. Cómo vimos en los ejemplos, su lenguaje es bastante severo, porque se necesita dejar bien claro la relevancia de los documentos enviados. Por esta razón, es muy similar a las cláusulas de un contrato formal.

De igual manera, sirve de ayuda en el cumplimiento de las condiciones de su lectura, añadir el nombre de las leyes de protección contra la divulgación de información en tu país. En suma, una de las características de estos párrafos es su brevedad, no queremos restarle espacio al texto principal, únicamente vamos a recordar de su carácter privado.

Por último, su ubicación por regla general va al final de la misiva. Sin embargo, con el fin de evitar la posible lectura de un tercero por accidente, muchas compañías lo incluyen en la cabecera del texto. Dependiendo de tus necesidades, elige cuál será la mejor ubicación de tu aviso.

Estructura del Email

A pesar de tratarse de unas cuantas líneas, se precisan muchos datos importantes si queremos darle validez legal. Estos los organizamos en pequeños apartados que forman la estructura del email de confidencialidad. Te mostraremos cada una de sus partes a continuación con algunas indicaciones de ayuda:

Asunto

Uno de los elementos propios de los mails es el asunto y se trata de una línea en la cual resumimos el tema de la carta. Este no tiene relación con la notificación a desarrollar y lo normal es incluir una frase de introducción a lo enviado. No obstante, una opción es dar un aviso de la confidencialidad del texto antes de ser leído.

Si vas a compartir algo importante, previamente de seguro hablaste con tu destinatario y está al pendiente de tu correo. Por lo tanto, si en lugar del tema escribes otro anuncio de privacidad en ese apartado, él sabrá que se trata del mensaje esperado.

Algunos ejemplos de asunto son los siguientes: Información confidencialidad, contenido importante, mensaje de lectura exclusiva para (nombre del destinatario). También es de ayuda incluir los datos de a quien va dirigido.

Declaración de privacidad

Si bien todos los apartados se redactan en un párrafo de corrido, lo seccionamos en unidades con la finalidad de enseñarte cada uno de los elementos a incluir. En la primera línea comienzas diciendo a quien se dirige el correo con su nombre completo y luego mencionas la exclusividad de su lectura a esa esa persona.

Añade también que puede contener información secreta de la empresa y que está prohibido divulgarla a terceros. Este es un ejemplo de la primera parte de la declaración:

El presente mensaje está destinado a Miguel Antonio Díaz Guzmán exclusivamente, ya que contiene datos relevantes y estos mismos son de carácter secreto en nuestro ámbito profesional, por lo tanto, su distribución sin autorización está penada por la ley.

Instrucciones en caso de error

Luego de la declaración continuamos con una línea preventiva sobre los pasos a seguir por alguien si el correo le llega por error o de casualidad lo lee. Lo primero será solicitar la comunicación contigo por algún medio, bien sea correo electrónico o un número de teléfono. Con ello tendrás una notificación del inconveniente y podrás solventarlo.

Además, realiza una petición de la eliminación del mensaje, así cómo cualquier otro archivo adjunto dentro del mismo. De esta manera evitas la posible divulgación o fuga de tus datos si ocurre algún fallo en la dirección del destinatario. Con esos elementos tus instrucciones en caso de error se verían así:

Si usted no es la persona mencionada, el presente mensaje se envió por error y, en consecuencia, le pedimos nos lo notifique en la brevedad por nuestra dirección de correos Compañía@gmail.com o por el número telefónico +58 414 254 7975. De igual manera, elimine inmediatamente el mensaje, así como cualquier documentación anexada.

Información legal

En la última parte le explicamos al destinatario de las leyes existentes para la protección de nuestro envío. Le decimos que está prohibido duplicar el mensaje y trasmitirlo a otras personas, así como también es ilegal copiarlo. Lo mismo pasa con los documentos, imágenes, claves y gráficos anexados.

Con eso basta para definir las implicaciones de hacer un uso indebido de los enunciados. Pero, si buscas ser más contundente y conoces los reglamentos de tu país, incluye a modo de conclusión los nombres de las leyes a aplicar. Te mostramos un ejemplo de lo antes mencionado:

Le informamos que distribuir, hacer una copia o utilizar lo expuesto en el presente mensaje y cualquier documento anexado a él, está penado por la Ley de autoridad intelectual comercial.

Instrucción/Guía de cómo rellenar el correo electrónico

Ahora sabemos los elementos a desarrollar en el email de privacidad y en consecuencia pasaremos a ver la manera de incluirlos en un mensaje. Estos son los pasos a seguir:

• Comienza elaborando una planilla en blanco donde escribir tu texto haciendo clic en el botón “redactar nuevo” o en el ícono +. Una vez hecho esto te aparecerá el formulario a llenar.
• En el primer ítem con la leyenda “asunto” ingresaremos el primer aviso como explicamos anteriormente: información confidencial.
• Debajo verás un recuadro de mayor tamaño. En él va el centro del texto. También allí ubicaremos el aviso de privacidad, tú decides situarlo en la parte superior, justo al inicio, o lo dejas para el final.

Principales plataformas de correo electrónico

Los mails son una derivación del servicio postal convencional y se crearon prácticamente a la par del Internet. Por esa razón, no es de extrañar la gran cantidad de servidores dedicados a comunicarnos por medio de mensajes que surgieron con los años. De ellos, destacamos los cuatro más utilizados: Gmail, Outlook, Yahoo y Bing.

La más opción más popular es el servicio de Google Gmail porque permite enviar cartas electrónicas, guardar datos en la nube y acceder a otras herramientas. Sin embargo, con cualquiera de ellas es seguro comunicarte y muy rápido.

Gracias a la velocidad de la transmisión por la red, al instante tus correos son entregados al receptor. De igual forma, su interfaz de usuario es una réplica de las cartas convencionales. Por esto, escribir uno nuevo es un proceso simple si aplicas los pasos del instructivo.

Ejemplos de correos de confidencialidad para empresas

Con una notificación de este carácter se establecen las pautas de una comunicación cerrada, además de manifestar la importancia de su discreción.Se usan poco, así que probablemente no sepas cómo se pone la clausula de confidencialidad en Gmail. Por ello, te daremos algunos modelos con los cuales guiarte en la creación de uno propio:

Ejemplo 1 de email de confidencialidad

La siguiente información va dirigida exclusivamente a la empleada de IncSoc.sa Angélica María Gutiérrez Sandoval y contiene detalles privados de la actividad financiera de nuestra organización, estos se comparten previo acuerdo de discreción laboral, por esa razón queda prohibida la lectura de terceros.

En caso de no ser usted el destinatario de este mensaje, se trata de un fallo en la comunicación y en consecuencia le rogamos, nos lo notifique lo antes posible a través de la dirección gerenciaincsoc@gmail.com o por el siguiente número telefónico: +34 57 67 42 09 9726.

Igualmente es necesario que elimine el correo y cualquier documento anexado en él. Es nuestro deber informar de las implicaciones legales que tiene copiar, reenviar o hacer uso de los datos suministrados, lo cual está prohibido y traería consecuencias judiciales.

Ejemplo 2 de email de confidencialidad

Notificamos que la documentación anteriormente expuesta está dirigida únicamente a Nicolás Salvador Pérez Jiménez y tiene un carácter secreto. Hacemos el envío previo acuerdo de confidencialidad reflejado en su contrato con la empresa Polar y su divulgación incumple las cláusulas del mismo.

De no ser usted la persona antes nombrada, ha ocurrido una falla en el ingreso de la dirección electrónica y le solicitamos su ayuda al informarnos del malentendido por el correo infoalimentospolar@gmail.com o por el teléfono +51 55 765 796 532.

Sumado a esto, le pedimos borrar el mensaje de inmediato, así como cualquier otro archivo incluido en el envío. También es nuestro deber informar de las consecuencias legales de compartir sin autorización cualquier dato aquí expresado, así como guardarlo o copiarlo.

Ejemplo 3 de email de confidencialidad

Notificación de privacidad de datos. Este mensaje es de uso exclusivo del personal de la empresa Petróleos.ca y su único lector debe ser el ciudadano Rafael Ernesto Rojas.

Se reserva su trasmisión o comentarios entre el remitente y si destinatario por tratarse de documentos de ámbito profesional de alto valor. Cualquier duplicado o difusión de los mismos será penado bajo la ley de derecho a la privacidad de las empresas.

Por lo tanto, si el lector no es la persona indicada, proceda de inmediato a su eliminación y evite guardar cualquier información aquí suministrada.

También le pedimos hacer la notificación del error por medio de nuestros canales de comunicación: supervisionpretrolera@gmail.com y el número de atención +1 673 636 5448. Le recordamos que cualquier empleo indiscriminado del enunciado tendrá como respuesta un proceso legal.

Ejemplo 4 de email de confidencialidad

A continuación, se presentan documentos de carácter privado de la compañía El Nacional, su lectura está restringida al personal de la misma.

Por esa razón, cualquier filtración de información será tomada cómo una falta grave a la ley de protección de la privacidad empresarial.

En consecuencia, si usted no es parte de nuestro equipo, le pedimos nos haga saber del error en el envío con un mensaje a gerenciaelnacional@gmail.com o llame al número +58 0274 689 9658 y posteriormente elimine de su buzón este texto.

También informamos que reenviar, copiar o suministrar alguna de las afirmaciones aquí expuestas es un delito.

Ejemplo 5 de email de confidencialidad

Cómo parte de los acuerdos establecidos entre el emisor y el receptor Andrés Felipe Llanos, se le recuerda la importancia de no hacer pública la declaración antes mostrada.

De ser así, estaría incumpliendo con su contrato laboral en la cláusula de confidencialidad № 13 y podría traer consecuencias legales, además de su despido.

De no tratarse del ciudadano nombrado es un error de comunicación, por esta razón, le pedimos hacernos saber comunicándose por el número de teléfono +57 75 26 76 9863 o con un mensaje al centro de resolución de problemas internos información@gmail.com.Recordamos que bajo los artículos 76 y 135 de la Ley empresarial, queda establecido como delito divulgar y salvaguardar secretos de las compañías.

Preguntas Frecuentes

En las cartas cotidianas tanto personales como de una compañía, no es necesario añadir una notificación. Está razón nos lleva a preguntarnos varias cuestiones sobre las notas de privacidad. Por ello responderemos las más frecuentes sobre el tema.