Email de aceptación de renuncia
Si uno de tus empleados ha decido dimitir, debes escribirle un email de aceptación de renuncia; es un proceso administrativo indispensable para llevar en buenos términos la desincorporación del trabajador. Aquí te vamos a dar toda la ayuda que necesites para redactar este mensaje. ¡Vamos allá!
Los ejemplos y modelos del email de aceptación de renuncia están allí para ti. Te invitamos a que los copies directamente de la página y/o que los descargues en formato Word. ¿Qué esperas? ¡Descarga tu email de aceptación de renuncia!
Tipos Email de correos de aceptación de renuncia
| Ejemplos Email formal para una empresa | Formato | Descargar |
|---|---|---|
| Email Aceptación de renuncia | Word | |
| Email de Respuesta a Notificación de Renuncia | Word | |
| Email de Renuncia Sr. González. | Word | |
| Email Hemos aceptado tu dimisión |
Word |
|
| Email de Aceptación de Renuncia 1. |
Word |
Cómo redactar un email de aceptación de renuncia
A veces la renuncia de un trabajador te puede tomar por sorpresa, pero está en su derecho y, tu deber es gestionar su desincorporación adecuadamente. El primer paso es enviarle un email de aceptación de renuncia, donde le comunicas que has aceptado dar por terminado la relación laboral.
Este es un tipo de email formal, porque te representa profesionalmente y es una comunicación administrativa. Debes reflejar formalidad en la estructura y en el tono, además de una correcta ortografía; pero, sin preocupaciones, es un correo sencillo y que debe de ser breve.
En el primer párrafo de tu carta debes darle a saber al trabajador que has aceptado su renuncia. También, debes dejarle claro cuándo será su último día de trabajo, si debe cumplir con el tiempo de preaviso o no.
En un segundo párrafo, podrías aprovechar de mencionarle si necesita hacer entrega de algún documento para su liquidación. Si ves necesario y oportuno, agrega unas palabras de felicitaciones al trabajador por las cosas buenas que hizo.
Estructura de un email de aceptación de renuncia laboral
Debido a su carácter formal, este correo tiene una estructura que no varía tanto; es importante no quitar ningún elemento para que no pierda su validez legal. Esta es su estructura:
- Línea del Asunto.
- Datos del Destinatario.
- Saludo.
- Cuerpo 1er párrafo, Propósito del correo.
- Cuerpo 2do párrafo, Indicaciones para el destinatario.
- Despedida y Datos del Remitente.
Guía práctica de cómo escribir un email de aceptación de renuncia
Ahora sí, veamos en detalle cómo ir escribiendo cada parte del email de aceptación de renuncia. El propósito es que puedas conocer cada elemento de la estructura y le vayas dando forma a tu correo.
Línea del Asunto
La intención del asunto es que puedas decir claramente el tema del correo, ya la persona debe de estar esperando respuesta a su renuncia. Con el Asunto puedes asegurarte de que el trabajador identifique el correo en su bandeja de entrada.
Ejemplo: Aceptación de Renuncia; Hemos aceptado tu dimisión; Renuncia Martha Rojas.
Datos del Destinatario
Aquí escribes el nombre del trabajador al que va dirigida tu correo de aceptación de renuncia. Puedes agregar su profesión y número de trabajador que tenía en la empresa. También sirve para agilizar procesos en RRHH y en Nómina, porque una copia del correo estará en el expediente del trabajador.
Ejemplo: Martha Rojas, Licenciada en Educación; David Roque TSU Hidrocarburos #XXXX
Saludo
Puedes mostrar buena educación y cortesía en la manera en la que saludas al destinatario, además, transmite cierto nivel de cercanía. Aunque la renuncia de esta persona afecte los intereses de la empresa, no te da licencia para tratarlo con falta de respeto.
Ejemplo: Estimado, un cordial saludo; Respetada Sta. Rojas, reciba un afectuoso saludo.
Cuerpo. 1er párrafo, Propósito del correo
Aquí específicas el propósito de tu correo. Haces ver que, como empresa, han aceptado la renuncia y, que van a procesar la desincorporación pronto, con los pagos correspondientes.
A parte de eso, debes especificar el día que se presentó su dimisión, el cargo al que renuncia y, desde cuando lo venía desempeñando. Finalmente, das detalles del preaviso junto con el último día de trabajo.
Ejemplo: El propósito de este mensaje es para decirte que hemos aceptado tu renuncia al cargo de Obrero, presentada el día 12 de Junio de 2022, cargo que desempeñaste desde 1 de Abril de 2018. Estamos de acuerdo con tu preaviso y fijamos tu último día de trabajo el 30 de Junio de 2022.
Cuerpo. 2do párrafo, Indicaciones para el destinatario:
En este segundo párrafo del cuerpo de tu email de aceptación de renuncia das más información. Puedes aprovechar para explicar los requisitos que la persona debe presentar para el pago de su liquidación, también los pasos que debe dar para su desincorporación.
¿Debe entregar alguna llave? Puedes pedir todo eso, la entrega de las llaves de su oficina, o que vacíe su oficina o entregue el vehículo asignado. Junto con que explique los detalles del proyecto en el que estaba asignado, para que su reemplazo o el equipo lo continúen.
Si ves conveniente, puedes dedicar una línea para felicitar y/o agradecer al trabajador por el impacto positivo que haya dejado. Eso sí, que sea sencillo y honesto.
Ejemplo: Para el día 1 de Julio de 2022 debe presentarse en el edificio de RRHH para presentar la documentación que se le muestra en el archivo adjunto a este mensaje. El día 29 debe presentar su oficina limpia y sin sus pertenencias personales, esperamos que le comunique a su Supervisor el avance de su trabajo en el Almacén.
Finalmente, queremos felicitarlo y agradecer el que haya trabajado tan duro, en especial durante el caos del confinamiento por el Covid 19, sin duda sus compañeros le echarán de menos.
Despedida y Datos del Remitente:
Ya para culminar puedes dar las gracias de nuevo y, cerrar deseándole éxito a la persona en sus nuevas metas. Agrega una despedida cortes y tus datos personales y de contacto, junto con los datos de la empresa.
Ejemplo: Deseándole todos los éxitos se despide atentamente,
Roberto Núñez,
Representante de Personal
Electricos de Occidente CA
R° XXXXX
Teléfono: XXX XXX XXXX
Principales plataformas de correo electrónico para escribir un email de aceptación de renuncia
A continuación, te haremos mención de una serie de plataformas que podrías usar para tu correo de aceptación de renuncia. Escoge el que más te guste:
- Tutanota: Tiene altas garantías de seguridad de protección de datos, porque se deja regir por las normas europeas sobre este asunto. Puedes iniciar sesión desde donde sea y en cualquier dispositivo iOS, Android, o bien desde el navegador.
- GMX: Ofrece 65GB de capacidad para almacenar datos. Vale la pena mencionar que tiene un sistema anti-correos basura que protege a sus usuarios de mensajes virulentos.
- Outlook: Tiene la ventaja de integrarse perfectamente en el ecosistema Microsoft y que cuenta con una gran comunidad de usuarios desde hace muchos años.
Ejemplos de correos de aceptación de renuncia
Ahora vamos a ver unos ejemplos donde el Jefe o Representante de RRHH envía un email de aceptación de renuncia de trabajo. Por supuesto, esto a uno de los miembros de su equipo. Puedes usar estos modelos para redactar tu propio correo.
Ejemplo 1: Email de aceptación de renuncia corta.
Asunto: Aceptación de renuncia.
Sr. Arturo Leal, Panadero.
Estimado, un cordial saludo,
Nos dirigimos a usted por este medio para notificarle que hemos aceptado su renuncia al cargo de Jefe de Panaderos, que venía ejerciendo desde el 1 de Octubre de 2022 y que notificó su renuncia el día 2 de Agosto. Aprovechamos de decirle que su tiempo de preaviso será hasta el 15 de Agosto, siendo ese su último día de trabajo.
Agradeciendo su tiempo trabajado aquí, se despide amablemente,
Michaell Contreras,
Administrador en Jefe
Panadería Delicias
R° XXXX
Teléfono: XXX XXX XXXX
Ejemplo 2: Email de aceptación de renuncia con preaviso.
Asunto: Respuesta a Notificación de Renuncia.
Sara Navas, Técnico Superior Universitario en Seguridad y Ambiente.
Respetada Srta. Nava, un saludo cordial,
El presente correo es para comunicarle que pudimos recibir su notificación de renuncia del día 14 de Agosto de 2022 al cargo de Supervisora de Seguridad e Higiene que vino desempeñando muy bien desde el día 1 de Septiembre de 2017, Renuncia que nosotros Aceptamos. Le recordamos que según su contrato firmado, debe cumplir 30 días de Preaviso, quedando así como su último día de trabajo el 15 de Septiembre de 2022.
Durante ese tiempo su principal tarea será la de darle capacitación a su sucesora. La oficina de Seguridad e Higiene le dará más información. Adjunto a este correo se le envía un Documento con las Políticas de Desincorporación de la Empresa.
Te damos las gracias por tu buen trabajo y, esperando que todo marche bien, se despide,
Andrea Torres,
Gerente de Seguridad e Higiene,
Químicos de Occidente CA
- #XXXX
Teléfono: XXX XXX XXXX
Ejemplo 3: Email de aceptación de renuncia con desincorporación inmediata.
Asunto: Renuncia Sr. González.
Sr. Gonzalo González, TSU en Refrigeración Automotriz.
Estimado, un cordial saludo,
Este email es para notificarle que hemos recibido y aceptado su renuncia al puesto de Mecánico, cargo que vino realizando desde el 15 de Enero de 2018 y que notificó su dimisión el pasado 2 de Agosto de 2022.
Su salida de la empresa será inmediata, así que su último día de trabajo será mañana 5 de Agosto de 2022. Le invitamos a pasar el día Lunes, 8 de Agosto de 2022, a las 10:00am, por la oficina de RRHH, para iniciar el proceso de pago de Liquidación.
Agradeciendo todo su duro trabajo en nuestro taller y deseándole lo mejor, se despide,
Héctor Duarte,
Representante de Personal
Taller Mecánico Automotriz Moto-Mediterráneo CA.
R° XXXX
Teléfono: XXX XXX XXXX
Ejemplo 4: Email de aceptación de renuncia con agradecimiento.
Asunto: Hemos aceptado tu dimisión.
Martha Rojas, Licenciada en Educación,
Respetada Sta. Rojas, reciba un afectuoso saludo,
Nos comunicamos por este medio para decirle que, hemos aceptado su renuncia al cargo de Docente de 5to Grado de Educación Básico. Cargo que venía desempeñando desde el 1 de Julio de 2015 y que dimitió el pasado 4 de Mayo de 2022. Su último día de trabajo será este 31 de Mayo de 2022 hasta terminar el año escolar.
Queremos felicitarte por todo tu trabajo y dedicación, estamos muy agradecidos porque siempre has sido muy profesional y estuviste dispuesta a ayudar a tus compañeros.
Deseándote éxitos en tu nueva etapa, se despide,
Rosa López,
Directora,
Escuela Básica Niños Felices,
Teléfono: XXX XXX XXXX
Ejemplo 5: Email de aceptación de renuncia.
Asunto: Aceptación de Renuncia
David Roque. TSU Hidrocarburos, N° de Empleado: XXXX
Estimado, un cordial saludo,
El propósito de este mensaje es para decirte que hemos aceptado tu renuncia al cargo de Obrero, presentada el día 12 de Junio de 2022, cargo que desempeñaste desde 1 de Abril de 2018. Estamos de acuerdo con tu preaviso y fijamos tu último día de trabajo el 30 de Junio de 2022.
Para el día 1 de Julio de 2022 debe presentarse en el edificio de RRHH para presentar la documentación que se le muestra en el archivo adjunto a este mensaje. El día 29 debe presentar su oficina limpia y sin sus pertenencias personales, esperamos que le comunique a su Supervisor el avance de su trabajo en el Almacén.
Finalmente queremos agradecer el que haya trabajado tan duro, en especial durante el caos del confinamiento por el Covid 19, sin duda sus compañeros le echarán de menos.
Deseándole todos los éxitos se despide atentamente,
Roberto Núñez,
Representante de Personal
Electricos de Occidente CA
R° XXXXX
Teléfono: XXX XXX XXXX
Preguntas Frecuentes sobre el email de aceptación de renuncia
¿Cómo podría facilitar el proceso de desincorporación de un trabajador?
Enviar un mail de aceptación de renuncia es tan solo un paso en la desincorporación de un empleado. Hay mucho trabajo administrativo, que se puede facilitar implementando una Política o Protocolo de Renuncia adaptada a tu empresa.
Una Política o Protocolo permite que todos los involucrados sepan qué hacer, y eso tranquiliza a las personas. Puedes diseñar folletos o tratados informativos que le expliquen al trabajador que va de salida el paso a paso que debe hacer.
Gestione también que cada uno puede tener contacto con un Representante de Personal que atienda al trabajador que renuncia. Que este le explique sobre los requisitos para notificar su renuncia, cómo verificar los beneficios que le pagarán, cómo podrá cobrar su liquidación, entre otros.
Debes estar preparado, porque cada vez se vuelven más comunes las salidas y dimisiones. Si aplicas una Política de Renuncia, vas a ahorrarte sufrimientos en la gestión de tu personal.
¿Cuáles son algunos consejos rápidos para redactar un email de aceptación de renuncia?
Vamos a resumir algunos puntos que debes tener presente en la redacción de tu correo. Son consejos rápidos pensados para que te sirvan en diferentes situaciones:
· Mantén un tono formal y profesional.
· Indica claramente cuál será el último día de trabajo.
· Demuestra comprensión.
· No critiques, ni cuestiones la decisión del empleado.
· Ofrece más información sobre la Política de Desincorporación.
· Felicita si es aplicable, ofrece una carta de recomendación.
· Revisa la ortografía y la gramática.
· Envía el correo copiando al Departamento de RRHH para que conserven una copia en el expediente.
· Haz autocrítica para determinar si fuiste algo responsable en la renuncia del trabajador.
¿Puedo rechazar la renuncia de un empleado?
No, no puedes impedir que alguien haga uso de su derecho de decidir dónde trabajar. Todos tienen la libertad de renunciar cuando quieran, y su patrón no puede obligarlo a que se queden.
No debes dar una amenaza diciendo que si renuncia no le pagarás el finiquito, eso te puede llevar a una demanda legal. Debes de respetar la decisión, también puedes negociar con el trabajador y presentarle una oferta mejorando sus condiciones de trabajo.
Entonces resumamos, no puedes negarte a una renuncia, pero sí puedes reunirte con el trabajador y negociar con él. Sino logras convencerlo, redacta y envía un mail de aceptación de renuncia e inicia su proceso administrativo de salida.
¿Cuál es la ventaja de enviar un email de aceptación de renuncia en vez de una carta?
Cada vez, la comunicación electrónica se vuelve más normal y usada en el mundo empresarial. El correo electrónico presenta la ventaja de la inmediatez, es más fácil ponerse en contacto con la otra persona y en menos tiempo.
Mientras que con una carta hay que redactarla, imprimirla y ponerla en un sobre, pagar y mandarla por un sistema de correo. Todo eso consume tiempo y recursos. Un mail solamente se escribe, se revisa y se envía.
Por estos motivos, recomendamos enviar un correo aceptando la renuncia de un trabajador, claro, el mismo debe ser estructurado en formato formal profesional. Que represente dignamente a la empresa
¿Cómo puedo evitar que mis trabajadores renuncien?
Es importante saber gestionar al personal para que deseen quedarse trabajando el máximo tiempo posible para tu empresa. A continuación, te daremos algunos consejos que puedes aplicar, busca hacer de esto uno de tus objetivos como propietario o gerente:
- Ofrecer oportunidades de crecimiento salarial.
- Dar capacitación.
- Ser comprensivos con los horarios y cargas de trabajo asignados.
- Pagar la nómina al día.
- Fomentar la comunicación entre Jefes y Empleados.
- Mantener la felicidad y el buen ánimo al dar reconocimiento a los resultados y esfuerzos.
- Fomentar el sentido de pertenencia.
- Tómate el tiempo de preguntar y escuchar a tus empleados, para luego actuar en conformidad.
- Desarrollar estrategias de retención de empleados, como el coaching para trabajadores.
Cuando un trabajador presente su renuncia, busca aprovechar la oportunidad de hacer una retroalimentación y ver qué puedes hacer mejor. Tal vez no estés de acuerdo con su decisión, pero si ya está tomada, debes ser un buen compañero y desearle sinceramente lo mejor.
Cuentas con todas las herramientas para redactar este tipo de email formal y de email empresarial. Aplica tus conocimientos adquiridos aquí, descarga las planillas que te suministramos y redacta tu email de aceptación de renuncia.
