En ocasiones los clientes se retrasan en los pagos de un servicio o en los plazos de una compra fraccionada y es necesario solicitar su cancelación. Pero, esto debe hacerse de manera sutil, sin incomodarlos, porque no queremos arruinar su relación con nosotros. Por ello, te enseñamos a crear un email de cobro amistoso y te mostramos varios ejemplos.

Al leerlos encontrarás alguno de una situación similar a la tuya o la de tu negocio. Todos ellos están escritos en un lenguaje amigable con la intención de demostrar cuan importante es el aporte para continuar nuestro trabajo. Por lo tanto, te dejamos unas cuantas plantillas en Word de email de cobro amistosa, solo debes descargarlas y personalizarlas.

Cómo en este ejemplo de email de cobro el cual está a tu disposición en un archivo de Word editable o si lo prefieres tienes la opción de copiar el texto directamente. Una vez lo bajes, modifícalo con los datos de tu persona o empresa y envíalo. ¡Descarga ahora tu email recordatorio pago factura!

Los modelos de mail de apoyo fueron hechos pensando en ti. Te invitamos a que los copies directamente de la página o que los descargues en formato Word. ¿Qué esperas? ¡Descarga tu email de agradecimiento por apoyo!

Cómo escribir el email

Todos en algún momento pasamos por la incómoda situación de pedirle a alguien que nos cancele un producto o simplemente nos devuelva un préstamo. Es una tarea difícil porque si somos estrictos corremos el riesgo de fomentar la enemistad de la contra parte. Lo mismo sucede en las compañías, ser demasiado severos distanciaría a la audiencia.

Por consiguiente, necesitas escribir en con un lenguaje amistoso, recordando la buena relación cliente/empresa que hasta ahora han tenido. Recuerda no solo lo importante de su abono para el funcionamiento de tu organización, sino también lo mucho que aprecias su preferencia hacia tus servicios.

Esto se logra con un lenguaje educado, intentando continuar con la forma de comunicación habitual de tu atención al cliente. Por ejemplo, si tu léxico es ligero y juvenil, lo mejor es hacer un correo solicitando pago del mismo estilo. En cambio, si tú forma de tratar al público es más cordial, recuerda continuar con ese tono.

Además, evita formular amenazas del tipo: nos veremos en la obligación de cortar el servicio o si no paga en los próximos días deberá devolver el producto. No sabemos la razón de su demora, tal vez está pasando por un mal momento y no se volverá a repetir. Por esto lo indicado es cuidar de nuestra audiencia con el fin de tener una cartera de clientes amplia.

Estructura del mail

Anteriormente era común recibir un correo para reclamar pago en nuestro buzón casero. En los mails de este tipo seguimos un modelo similar, son una mezcla entre factura y recordatorio el cuál sigue un orden específico. No obstante, realizarlas es una tarea sencilla si seguimos las siguientes instrucciones.

Asunto

En los emails el formato nos solicita añadir un asunto antes de pasar a la elaboración del cuerpo de texto. Consiste en indicar en una línea el motivo dentro del mensaje, es decir, un resumen. Con su ayuda el organizador de correos lo ubica en la bandeja de entrada, por considerarlo importante, asegurándote así de ser leídos.

De no incluirlo ocasionaría problemas en la comunicación, ya que si va a la carpeta de spam probablemente no lo vea. Pero, si quieres evitarlo, escribe algo del estilo: recordatorio de pago, aviso de factura vencida o solicitud de cancelación por fecha expirada.

Además, añade tu nombre o el de la empresa a modo de identificación. Ya con solo leer el asunto, el receptor recordará su deuda y, por lo tanto, abrirá el mensaje.

Encabezado de la empresa

En las facturas o recibos de cobro vencidos por lo general se emplea un encabezado al comienzo. El mismo debe incluir los datos de quién realiza la solicitud, nombre, dirección de la central y la fecha de cuando realices el envío. Este último elemento también es situado justo al inicio, pero dependiendo de tu plantilla se verá mejor antes o después.

Un ejemplo de este primer ítem es el siguiente:

12 de mayo de 2022.

Movistar Argentina.

Calle Corrientes, Edificio La Principal № 7.

Saludo

En un texto para enviar factura por email se acostumbra seguir con el nombre la persona a quién va dirigidoo en su lugar un saludo cordial.

Una forma adecuada de comenzar es: estimado Alberto Meza, saludos apreciado cliente, estimado cliente. Recuerda ser ante todo educado, debemos ser profesionales siempre si queremos guardar una buena imagen de la organización.

Cuerpo del recordatorio

En una línea aparte del saludo le explicaremos al destinatario la razón del correo en pocas palabras. En estas situaciones entre más breve sea el texto mejor recibido será, trata escribir solo lo esencial. Esto es la notificación del retraso, el número de la factura y una invitación a realizar el abono en los próximos días.

Es la parte esencial de la carta debido a que necesitamos ser bastante amables al momento de solicitar la cancelación. Cómo dijimos al inicio, ser demasiado bruscos nos traería consecuencias negativas. Entonces, lo ideal es usar frases del tipo: lo invitamos a cancelar su deuda, si aún no ha ejecutado el pago le pedimos hacerlo en poco tiempo.

También es de valor añadir una frase dónde le indiquemos la relevancia de su cancelación. Esta puede ser cómo las siguientes: “es necesario para mantener en funcionamiento el servicio, gracias a ello podremos seguirle brindando la mejor atención”.Te dejamos un ejemplo de como se vería el cuerpo de cómo reclamar un pago educadamente.

Le recordamos que tiene una cuenta vencida con el número de factura 757906, por un monto de 54,5 dólares. Y le invitamos a efectuar el pago en los próximos días. Gracias esto es posible mantenernos comunicados por medio del servicio de telefonía Movistar.

Conclusión

Antes de finalizar es importante tener en cuenta la fecha en la cual el cliente leerá el email de cobro amistoso. Es común pagar y días después encontrarse con el recibo en la bandeja de entrada del correo. Por ello, debemos adelantarnos a esta situación, diciendo que, si ya hizo el pago, ignore ese aviso.

En este apartado también se le da la posibilidad al receptor de comunicarse con nosotros en caso de albergar alguna duda sobre el pago. Asimismo, reiteramos una vez más cuan valioso es tenerlo como cliente con una frase del tipo: apreciamos su preferencia y estamos felices de brindarle nuestros servicios.

Igualmente, lo animos una vez más a pagar con otra frase simple cómo: esperamos en breve tener una respuesta de nuestra solicitud. Te mostraremos un ejemplo de una conclusión amistosa:

Si ya hizo el pago por favor ignore la notificación. Le recordamos, si tiene alguna duda sobre este cobro que responderemos sus preguntas por nuestros medios de comunicación.

En Movistar estamos felices de tenerlo como cliente y poder brindarle un el mejor servicio de telefonía del país. Esperamos noticias suyas en breve con respecto a nuestra solicitud.

Despedida

Para finalizar es necesario dar una despedida formal con la cual demostrar respeto hacia el receptor. Es de suma relevancia si buscamos llevar a cabo un cobro personalizado y de manera agradable. Por consiguiente, escribe un final como el siguiente: “Atentamente Movistar”, “Gracias por su aporte Seguros la Vitalidad”.

En suma, incluimos al finalizar los datos de contacto para la atención al cliente de tu empresa. Estos son el número telefónico y la dirección de mail.

Instrucción de cómo rellenar el correo electrónico

Luego de conocer cada apartado de la estructura de un email de cobro amistoso, es necesario saber el modo de escribirlos dentro de un formato de correos. Es un proceso simple, solo necesitarás seguir unos cuantos pasos:

• El primero de ellos es crear un mensaje pulsando en el ícono de + o en la opción “redactar un nuevo mail”. De esta manera se abrirá una hoja en blanco para llenar.
• En él la línea principal nos solicita incluir un asunto. Este, cómo vimos, se trata de la intención de la carta y basta con una frase: Recordatorio de pago de (nombre de tu empresa).
• Luego es necesario incluir los demás apartados en la casilla de mayor tamaño en el centro de la plantilla. Allí redactamos o copiamos la identificación, el saludo, el cuerpo, la conclusión y la despedida.

Principales plataformas de correo electrónico

El servicio postal es uno de los primeros en optar por el internet cómo medio de funcionamiento, hace ya un par de décadas atrás. Desde entonces surgieron muchos servidores con el objetivo de enviar y recibir cartas en cualquier lugar. Sin embargo, las cuatro plataformas más usadas son: Gmail, Outlook, Bing y Yahoo.

De ellas sobresale la primera opción y no es de extrañar que la mayoría de los clientes tengan una terminación @gmail.com en su dirección electrónica. Esta cuenta con un servicio de entrega prácticamente instantáneo y un formato de uso muy simple. De igual manera, sus competidores siguen un patrón similar, así que cualquiera es una excelente opción.

Ejemplos de correos de Cobro Amistoso

Contactar a las personas con deudas en una compañía es necesario si el tiempo de hacer el depósito ya pasó. Sin embargo, es preciso adoptar una postura educada y ligera, más aún sí se trata del primer recordatorio. Recuerda que no sería prudente forzar un pago si en consecuencia perdemos un cliente. Guíate de los siguientes ejemplos de email de cobro amistoso.

Ejemplo 1: Ejemplo de mail de cobro amistoso de una compañía de cable

Fecha: 27/06/2022.

CableMax.ca.

Paseo el Hatillo, Edificio San Sebastián, Caracas.

Estimado cliente Franklin Sánchez, queremos recordarle que actualmente tiene una deuda por un monto de 12,5 dólares, correspondiente a la mensualidad de su servicio de televisión por cable del mes de mayo, con el número de factura 987532.

Por esta razón, pedimos amablemente hacer su depósito en los próximos días. Su aporte es esencial para el buen funcionamiento de nuestros servicios.

También le recordamos que en caso de haber abonado su pago puede ignorar el presente recordatorio. Si tiene alguna pregunta con respecto al recibo, comuníquese con nosotros a través de nuestro número telefónico o correo electrónico.

Gracias por formar parte del equipo CableMax, seguimos trabajando para llevarte el mejor entretenimiento a tu hogar.

Agradecidos por su preferencia.

Cablemax@gmail.com

№ telf. 0254-6792667

Ejemplo 2: Ejemplo de mail de cobro amistoso de un concesionario de autos

Fecha: 07/02/2022.

AutoCARS.ca.

Avenida Panteón, Frente a la Alcaldía de Miraflores, Lima.

Un cordial saludo, Andrea Medrano. Le contactamos con la finalidad de notificarle que aún no hemos recibido su abono mensual de 600 Soles, de enero del año en curso. Su número de factura es 36890, correspondiente a la cuota en 12 partes de un Ford Fiesta 2021.

Le solicitamos en la brevedad ponerse al día con su pago. Con ello, continuaremos brindándoles los beneficios de la renovación de su automóvil.

De haber realizado su depósito antes de dar lectura al presente aviso, nos disculpamos por la molestia y le pedimos que ignore el mensaje.

También ponemos a su disposición nuestros canales de comunicación si tiene alguna duda sobre el cobro. Le agradecemos su preferencia en la adquisición de vehículos y reafirmamos nuestro compromiso con usted.

Sin otro particular, que tenga un buen día.

Gerencia de AutoCars.

Autocars@gmail.com

Teléfono +51 085 684 643

Ejemplo 3: Ejemplo de mail de cobro amistoso de un gimnasio

05/04/2022.

Gym-Fit Center.

Avenida Universidad, Ciudad de Mérida, Mérida

Apreciado cliente, Josué González. Le queremos notificar de una factura vencida a su nombre bajo el número 655899, que corresponde a la cuota de gimnasio y clases de CrossFit del pasado mes de marzo, por la cantidad de 150 dólares.

Le pedimos amigablemente su abono en los próximos días. Recuerda que gracias a eso podremos seguirte prestando los mejores equipos y la asistencia de entrenadores profesionales.

De haber pagado antes de dar lectura a la presente carta de cobro, le rogamos hacer caso omiso de la misma. Igualmente, permanecemos abiertos a la comunicación con nuestros suscriptores si tiene alguna duda acerca de su deuda.

Estamos contentos de su historial de pagos puntuales y esperamos este no sea un inconveniente para continuar disfrutando de los servicios de nuestro gimnasio.

Gracias por preferirnos, atentamente, la gerencia de Gym-Fit Center.

Gymfitcenter@gmail.com

Teléfono +1 764 754 9763

Ejemplo 4: Ejemplo de mail de cobro amistoso por la compra de un teléfono

Fecha: 07/17/2022.

CityCell.

Sambil Outlet Alcorcón, Municipio de Alcorcón, Madrid.

Un cordial saludo, Esteban Asensio. Este mensaje es una notificación para informarle que a la fecha de hoy no hemos recibido su correspondiente abono del mes de junio por la compra de un iPhone 13 Max.

La factura en cuestión tiene el registro número 85469, por una suma de 75 euros. Le solicitamos amablemente realizar el pago en los próximos días. Con ello, podremos continuar con nuestras ofertas a clientes Premium, como su persona.

Si ya ha cancelado para el momento de la lectura del presente aviso, haga caso omiso y disculpe las molestias ocasionadas. De igual manera al final están nuestros números de contacto, si necesita solventar alguna duda referente a esta factura.

Es un gusto para el equipo tenerlo a usted cómo parte de nuestra distinguida clientela.

Agradecido por su atención, la gerencia de CityCell.

Citycell@gmail.com

Teléfono +34 688 765 876

Ejemplo 5: Ejemplo de mail de cobro amistoso por servicio de Internet

Fecha: 27/04/2022.

Comunicaciones Claro.

Calle Zamora con Francisco Márquez, Colonia Condesa, CDMX.

Estimado suscriptor Ángel Gallardo. Le informamos que actualmente tenemos registrada una factura vencida con 15 días de retraso por el concepto de: servicio de internet de banda ancha de 100 megas por fibra óptica.

Los datos de su factura son: № 78905, con un monto de 515,70 pesos. Le solicitamos realizar su depósito, lo más pronto posible con la intención de seguir disfrutando de la mejor red de internet de México.

En caso de haber efectuado la cancelación de su deuda antes de leer la notificación, puede ignorarla y le rogamos, nos disculpe por la molestia.

Asimismo, ponemos a su disposición el número de atención al cliente, así como nuestro correo si tiene alguna pregunta sobre este aviso. Gracias por formar parte del equipo Claro, estamos conectados contigo.

Agradecidos por su atención, gerencia de finanzas de Claro.

Atencionclaromx@gmail.com

№ telefónico +52 55 8548 8668

Preguntas Frecuentes sobre el email de cobro amistoso

Nuestra intención es darte una explicación completa sobre la manera de redactar un email de cobro amistoso y por ello hemos realizado una lista de las dudas más frecuentes sobre ellos. A continuación, las responderemos y esperamos te sirvan de ayuda:

Esta fue la pequeña guía de redacción de email de cobro amistoso. Recuerda, nuestros ejemplos están listos para descargar o copiar directamente, luego añade tu información y la de tus clientes. Si te fue de ayuda la presente entrada tenemos más plantillas de mail de empresas en nuestro blog.