Vamos a ver cómo podemos escribir un email formal profesional. Esto para comunicarnos apropiadamente, dentro de un marco serio de negocios con clientes, trabajadores, jefes, proveedores, entre otros.

Tendremos en cuenta los elementos más importantes que no se nos deben pasar por alto. También, usaremos una serie de modelos y guías que nos ilustrarán a la hora de la redacción ¡Empecemos!

Te daremos distintos ejemplos de correos usados por las empresas, en distintas funciones de la misma. Así como también te enseñaremos a cómo redactar un formato de email formal profesional que podrás descargar.

Cómo redactar un correo electrónico profesional

Ahora, tomemos en cuenta algunas normas de la comunicación formal por correo electrónico. En primer lugar, no hay excusa para los errores ortográficos, así que revisemos bien y cuidemos de no tener ninguna errata o falla gramatical.

Lo siguiente es el tono, resulta importante no escribir ideas irónicas, satíricas o cargadas de humor, porque la persona puede que lo malinterprete y se lo tome enserio. Ese es el motivo por el que debemos ser concretos y amistosos.

Hablando de lo concreto, cuidemos que nuestro mensaje sea breve y al grano; evitemos los textos innecesarios. Es mucho más fácil para el destinatario leer un texto corto pero, con toda la información útil.

Claro, nunca con la intensión de ser breves dejemos de lado la cortesía. Dirijámonos con respeto y amabilidad a todos, con un saludo formal, una despedida amable. La cortesía no se negocia, es clave en la comunicación profesional.

Estructura del mail formal profesional

Aquí tenemos una lista de la estructura general que debe seguir cada correo formal:

• Asunto.
• Datos del destinatario.
• Saludo.
• Cuerpo.
• Despedida.

Guía práctica de cómo redactar un correo formal profesional

Tratemos cada elemento por separado, intentemos ver cómo cada uno de ellos es importante y, nos ayuda a formar un gran correo.

Asunto

Este elemento marca si el correo será abierto o no, porque el asunto describe lo que se trata en el correo. Si está incompleto o mal redactado, tal vez la persona no lo lea o no lo vea.

Claro, debemos ser precisos, no excedamos los 40 caracteres. Incluyamos una palabra clave y, en el comercio digital, mencionemos la oferta o promoción que ofrecemos para que el lector lo abra. Para evitar caer en Spam, no escribamos todo el texto en mayúsculas.

Ejemplo: Reunión de Seguridad, Viernes 10:00am. Tema: Simulacros de       Incendios.

¡Disfruta de hasta el 20% de descuento en todas nuestras pinturas! 

Datos del destinatario

Coloquemos la información que tengamos de nuestro destinatario. Puede ser, su nombre completo, su profesión, y cualquier otro dato que sirva para identificarlo.

No es algo sin importancia. Cuando alguien recibe un correo y ve que va dirigido a su persona, se va a sentir motivada a leer el correo completo. Si no, colocamos sus datos, mostraríamos falta de formalidad además que, nos arriesgamos a que cierren el correo sin leerlo.

Ejemplo: Sr. Juan Arroyo, Asistente Administrativo.

                 Srta. Cecilia Miranda Jiménez.

                 A quien corresponda. (Si no tenemos los datos).

Saludo

Mantengamos la formalidad y cordialidad con el saludo. Respetemos la jerarquía al hablar con un superior. Tratemos con cortesía a los clientes y, si le hablamos a un grupo, hagamos el saludo en plural.

Ejemplos: Estimada, un saludo cordial.

                  Respetable, reciba un amable saludo.

                 Estimados Obreros, saludos cordiales.

Cuerpo

Queremos dar prueba de nuestras competencias profesionales y, nuestro nivel de trabajo. Por ello, de forma cordial, presentémonos con nuestro nombre, cargo e institución a la que representamos. Este paso lo podríamos obviar si conocemos en persona al destinatario o si este espera nuestro correo.

Luego, expliquemos el motivo de nuestro correo. ¿Es para ofrecer algún servicio?, ¿Para convocar una reunión?, ¿O será para solicitar algo al jefe? En el mismo primer párrafo eso debe quedar claro. Demos detalles necesarios para que la persona entienda sin sentirse abrumada por lo largo del texto.

Dediquemos un momento a repasar el correo, que no tenga errores ortográficos, que los datos estén correctos y, que ningún párrafo sea redundante. ¿Listo? Pasemos al último elemento.

Ejemplo: Es un gusto escribirle, me llamo (ponemos nuestro nombre), trabajo como (escribamos nuestro cargo) en (el nombre de la empresa). Le envío este mail para contarle de nuestra promoción en pinturas de exterior e interior tipo A.

Durante todo este mes de Noviembre y Diciembre nuestras pinturas estarán en oferta con un 20% de descuento. Las mejores marcas, la mejor calidad. Corre a nuestra sede del Centro. No se lo pierda.

Despedida

Hagamos una transición a la despedida agradeciendo y ofreciendo más información o ayuda. Cerremos con una despedida amable y, al final, agreguemos nuestro nombre y datos de contacto.

Si es posible, usemos una firma; le da mayor profesionalismo. Es sorprendente cómo muchos saltan al final del correo a ver quién les escribe y cuál es el cargo que ocupa. En la mayoría de los casos, es sencillo hacer una  firma.

Ejemplo: Agradeciendo de antemano que haya leído este correo y,
ofreciendo mi ayuda,
Se despide amablemente,
Luis Abreu.
Cargo. XXXXXXXXX
Teléfono XXX XXX XXXX
Correo XXXXXXXXXX
Logo Empresa

Principales plataformas de correo electrónico

Podemos enviar nuestro email por las siguientes plataformas:

• Zoho Mail: Cuenta con una interfaz tan clara que cualquier usuario lo puede usar. Además, podemos arrastrar al mensaje los archivos a la hora de adjuntar archivos. También hay una serie de filtros para organizar los mensajes que entran.
• Proton Mail: Es de un diseño muy básico que, a primera vista, puede parecer aburrido, pero en realidad es una genialidad. Es tan fácil de usar que nos ayuda a aumentar la productividad. Es compatible para dispositivos Android, IOS o desde el navegador del computador.
• Gmail: La mayoría de nosotros lo usamos. Algo que lo vuelve una gran herramienta es cómo se integra con los demás elementos de Google, por ejemplo, Google Drive y Fotos, o Google Meet.

Ejemplos de correos formal Profesional

Para empezar, vamos a echar un vistazo a estos ejemplos. Prestemos atención a cómo en cada caso, aunque sean situaciones distintas, mantenemos la formalidad.

Ejemplo 1 Mail formal profesional para organizar una reunión

Asunto: Reunión de Seguridad: Plan de evacuación contra incendios, Viernes 10:00AM.

Sres. Departamento de Personal.

Estimados trabajadores, un cordial saludo.

Por medio de este correo, Yo, Juan Leal, Supervisor de Seguridad e Higiene, les comunico que este próximo Viernes, 10 de agosto de 2022, a las 10:00am, tendremos una reunión de Seguridad para explicar el Plan De Evacuación De La Planta En Caso De Incendios.

La reunión es de carácter de Urgencia y de asistencia Obligatoria, por ello le anunciamos con suficiente tiempo de anticipo para que hagan sus ajustes. Contaremos con la visita del Cuerpo de Bomberos y se hará al final un compartir de merienda.

El programa es este:

TEMA: Plan De Evacuación De La Planta En Caso De Incendios.

1) Posibles causas de incendios.

2) Cómo evitar un incendio.

3) ¿Cuál es el plan de evacuación?

4) Anótate como Delegado de Seguridad de tu Departamento.

El programa durará aproximadamente una hora.

Agradecemos mucho su participación y asistencia.

Sin más, se despide atentamente

Juan Leal.

Supervisor de Seguridad e Higiene.

Químicos de Occdiente CA.

Calle Chile #234-#236 Valencia.

R° XXXXXXXXX

Teléfono XXX XXX XXXX

Ejemplo 2 Mail formal profesional para un cliente

Asunto: ¡Oferta del 20% en pinturas! No te lo pierdas.

Sr. Laureano Prado.

Estimado cliente, un saludo cordial,

Es un gusto escribirle, me llamo Josefa Torres, trabajo como Vendedora en Todo Pinturas 2000 CA. Le envío este mail para contarle de nuestra promoción en pinturas de exterior e interior tipo A, B y C.

Durante todo este mes de Noviembre y Diciembre, nuestras pinturas estarán en oferta con un 20% de descuento. Las mejores marcas y la mejor calidad para nuestros clientes.

Cualquier tipo de pintura y color; todo con descuento. Corre a nuestra sede del Centro. No se lo pierda.

Aprovecho de recordarle de nuestro servicio de pintura de casas, edificios, oficinas y talleres.

Esta promoción es válida desde el 20 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2022. Promoción válida solo en la sede del Centro, Valencia.

Esperando que pase un gran día y agradeciendo su preferencia, se despide atentamente,

Josefa Torres.

Vendedora.

Todo Pinturas 2000 CA.

Avenida Universidad Centro, Valencia.

R° #XXXXXXXXXX

Teléfono. XXX XXX XXXX

Ejemplo 3 Mail formal profesional para solicitar algo

Asunto: Solicitud de Vacaciones Wilfredo Piña.

Ing. Juan Leal, Supervisor de Seguridad e Higiene.

Estimado, un saludo Cordial,

Me dirijo a usted por este medio para solicitar mis Vacaciones laborales para las semanas del 17 al 31 de julio de 2022.

Le aviso con anticipo para que se pueda gestionar todo lo más rápido posible, sin alterar las operaciones del equipo. Ya mis compañeros están notificados. Falta notificar al Departamento de RRHH para incluir el pago de las Vacaciones en la nómina que corresponde.

Esperando su pronta respuesta y su total colaboración se despide,

Antonio Reyes,

Asistente de Seguridad e Higiene.

Teléfono XXX XXX XXXX

Ejemplo 4 Mail formal profesional para hacer pedidos

Asunto: Pedido de Mercancía Taller de Refrigeración Autostoto.

Srta. Josefa Torres, Vendedora de Todo Pinturas 2000 CA.

Estimada, es un placer saludarla,

Por medio de este correo yo, Juan López, Representante de Compras del Taller de Refrigeración Autostoto, me dirijo a usted para hacer un  pedido de mercancía para mi taller. Nos gustaría saber la existencia y los precios de lo siguiente:

10 Galones de Pintura para exteriores color blanco.

5 ¼ de Pintura de aceite negro.

5 ¼ de Pintura de aceite blanco.

10 ¼ de Fondo anticorrosivo color gris.

Agradeciendo la ayuda y la cooperación, me despido atentamente,

Juan López

Representante de Compras

Taller de Refrigeración Autostoto

Avenida Universidad Centro, Valencia.

R° #XXXXXXXXXX

Teléfono. XXX XXX XXXX

Ejemplo 5 Mail formal profesional para ofrecer servicios

Asunto: ¡Reparación y Programación de Ordenador!

Ing. Juan Leal, Supervisor de Seguridad e Higiene de Químicos de Occdiente CA.

Estimado, saludos cordiales,

Mi nombre es Freddy Pirona, profesional como Técnico en Informática, me dirijo a usted para ofrecer mis servicios de revisión y chequeo de ordenadores.

Tengo 5 años de experiencia en reparación de equipos, programación y mantenimiento preventivo. Tanto a nivel doméstico y empresarial. Cuento con un equipo certificado y de calidad.

Puede revisar mi experiencia y referencias comerciales en el documento adjunto.

Agradeciendo que haya leído este correo y poniéndome a su disposición,

Me despido amablemente,

Freddy Pirona.

Técnico en Informática.

Avenida 5, Centro Norte, Valencia.

Correo electrónico: XXXXXXXXX@XXX.com

Teléfono: XXX XXX XXXX.

Preguntas Frecuentes de mail profesional