Dependiendo de las necesidades que pueda llegar a tener una empresa, se recurre al envío de distintos tipos de email, donde el más común llega a ser el email formal empresarial. Esto es útil para comunicar información entre los departamentos que conforman la empresa, o para relacionarse con clientes, proveedores o acreedores.

Te daremos distintos ejemplos de correos usados por las empresas, en distintas funciones de la misma. Así como también te enseñaremos a cómo redactar un formato de email empresarial que podrás descargar.

¿Cómo escribir un email formal empresarial?

Al momento de escribir un email formal empresarial, lo más probable es que quieras vender o promocionar una idea e incentivar a la acción. Para ello, debes tener claro lo que quieres comunicar y centrar tu mensaje en ello.

A su vez, debes seguir ciertas pautas, priorizar el profesionalismo y formalidad que conllevan los temas empresariales. Así se trate de una discusión o situación negativa, se debe manejar a través de un protocolo formal, objetivo y neutral.

Comúnmente, este  tipo de correos tiene el objetivo de llevar una información importante que debe ser comunicada lo mejor posible, es por ello que debe ser una redacción clara y precisa, sin rondar mucho el tema.

Estructura del mail empresarial

Cómo se puede apreciar en los ejemplos antes vistos, este tipo de correo suele regirse por una estructura muy puntual y simple que se divide en las siguientes partes:

• Asunto
• Destinatario y puesto dentro de la empresa (en caso de ser necesario)
• Saludo
• Introducción y contexto
• Despedida
• Nombre e información de contacto (Firma)

Instrucciones y guía para rellenar un correo electrónico empresarial

Para que tu correo contenga un buen desarrollo de ideas, y transmitas la información de manera excelente, debes llenar las partes antes mencionadas de manera puntual, como se explica a continuación:

Asunto

Este no es más que el título que llevará tu correo, debe ser corto y preciso, pero a su vez contundente, que sirva de adelanto del cuerpo del email y de una idea clara de lo que expresará.

Destinatario y puesto dentro de la empresa:

Lo primero que debe contener el correo, debe de ser el nombre de la empresa o persona a la que se está dirigiendo el mensaje. Y en caso de ser necesario, el puesto de la persona dentro de la empresa.

Saludo

Un saludo cordial será más que suficiente para un correo de este tipo, con respeto y formalidad. Puedes emplear frases como “Estimados”, o “Reciba un cordial saludo”.

Introducción y contexto

El cuerpo del mensaje debe comenzar expresando el objetivo del correo, exponiendo tus intereses y explicando el beneficio de la oferta, tanto para ti como para el destinatario. Ofreciendo así un tema de interés para el lector.

Trata de explicar todo tu mensaje de la manera más corta y precisa posible, que se trate de una lectura rápida y sin rodeos. Pero, sin obviar ningún detalle del mensaje que quieres comunicar.

Despedida

Al igual que en el saludo, el cierre debe ser corto y formal, llamando a la acción o a obtener la respuesta que tanto esperas. Algunas despedidas formales pueden ser:

“Atentamente”, “Se despide de usted”, o “Me despido de usted esperando su pronta respuesta”

Nombre e información de contacto

Lo último que te quedaría por hacer es agregar tu nombre, datos de contacto y cargo profesional dentro de la empresa en la que trabajas. Detallar la información de quien está enviando el correo y agregando sus medios de contacto.

Principales plataformas de correo electrónico para enviar correos empresariales

Para asegurarte de que la comunicación empresarial será lo más fluida posible, debes conocer las plataformas que mejor se adapten a tus necesidades y solicitudes. Entre las más prácticas opciones tienes:

• Gmail: siendo una de las plataformas más usadas, la empresa Google te permite enviar correos de la manera más segura y rápida posible.
• Zoho Mail: la mejor opción en cuanto a correo empresarial se refiere, especializado en la gestión de grupos.
• Proton Mail: se trata de una plataforma de correo que se caracteriza por su gran seguridad y respeto a la privacidad del usuario.

Ejemplos de correos Formal Empresarial

Los siguientes ejemplos se pueden adaptar a cada una de tus necesidades dentro del marco empresarial. Puedes emplear la que mejor te convenga o utilizarlos como guía para empezar a redactar el tuyo.

Ejemplo 1 Email Empresarial:

Asunto: Recibe un CUPÓN DE DESCUENTO por contestar una encuesta

Señores

Comercial Tigre Dorado

Estimados,

Es de nuestro interés saber su opinión acerca de los servicios ofrecidos por Viajes del Este, pues al ser uno de nuestros mejores y más leales clientes, desde el año 2010, sus consideraciones siempre serán bien recibidas.

Pueden contestar la pequeña encuesta adjunta a este correo de manera rápida y fácil, solo tomará 3 minutos, pero para nosotros será de gran provecho.

Además, posteriormente podrán descargar un cupón válido por 6 meses, para obtener descuentos de hasta un 50% en nuestros servicios.

Reciban un cordial saludo,

VIAJES DEL ESTE

www.encuestas-viajes-del-este.com

973 22 45 76

Ejemplo 2 Email Empresarial

Asunto: Información solicitud de compra

Lic. Marisela López

Jefa de Compras

Un cordial saludo,

Por medio de la presente se le notifica que su solicitud de compra nro.  00123, de materia prima, para el día martes 10 de abril del año 2018, ha sido presupuestada correctamente, y aceptada por el departamento de finanzas, esta puede llevarse a cabo bajo las instrucciones que usted requiera a la fecha.

Cualquier otra petición de compra, o algún cambio en la solicitud, se agradece se informe con antelación, antes del sábado 7 de abril del año 2018, día en el que se cancelará la solicitud de compra nro. 00123.

Sin más nada que aclarar,

Atentamente

Lic. Pedro Challo

Jefe de Finanzas

Ejemplo 3 Empresarial de servicios

Asunto: Paquete de servicios personalizados

Señores

Comedores Industriales Trigo Miel

Gracias a la información e indicaciones que ofrecieron acerca de las soluciones que su empresa busca constantemente, se les preparó un paquete de servicios personalizados para poder atender sus necesidades. En el archivo adjunto a este correo encontrará un documento PDF en el que se desglosan dichos servicios, detallando lo que incluyen, y sus respectivos costos.

Si se tiene alguna duda o comentario al  respecto, no duden en llamar a los números de atención de la empresa, o a través de este mismo medio.

Quedamos al pendiente de su pronta respuesta,  y esperamos poder hacer negocios juntos.

Atentamente

Frío Cerdos,  C.A

921 67 88 91

Ejemplo 4 Empresarial de catálogos

Asunto: Catálogos periodo 2022 Ferretería M&M

Construcciones Los 2 caminos

Reciban un cordial saludo

Por su fiel papel como empresa cliente de Ferretería M&M, se les envía, adjuntos a este correo, los catálogos de productos que se ofrecerán en nuestra nueva colección del primer periodo del año 2022. Con la oportunidad de poder apartar y realizar pedidos desde el momento en el que reciba este correo.

De igual manera se les informa que a partir del mes de febrero del año 2022, trabajaremos bajo pedidos con al menos un mes de antelación.

Atentamente,

Lic. José Moreno

Gerente de Ferretería M&

Ejemplo 5 Empresarial para conocer productos

Asunto: Petición de informe de área de producción

Lic. Eduardo Gallego

Jefe de Producción

Saludos,

Le escribe el Lic. Antonio Núñez, de parte del departamento de mercadeo. La presente es para conocer, por medio de un informe, las características de la nueva línea de productos que saldrá a la venta en el próximo periodo, para poder empezar con las campañas publicitarias.

A su vez, me gustaría convocarlo a una reunión para el día viernes 15 de julio, con el propósito de discutir temas similares al antes expuesto.

Espero su pronta respuesta.

Atentamente

Lic. Antonio Núñez

Jefe de mercadeo

Preguntas Frecuentes sobre email Empresariales