Email Quejas Y Reclamaciones Para Descargar

Plantillas Gratuitas de Correos para Presentar Quejas y Reclamaciones

Muchos de nosotros hemos vivido ciertas experiencias que no han sido satisfactorias en nuestras vidas. Comprar un producto de mala calidad o pagar por un servicio mediocre es algo que suele pasar y algunas veces se puede remediar realizando una queja o reclamación.

Las reclamaciones se pueden realizar de forma directa o de forma escrita. En la forma escrita, tenemos el email de quejas y reclamaciones. Sí, puedes quejarte por correo electrónico de cualquier mal servicio o producto, siempre que lo hagas de la manera adecuada y con el responsable de resolverlo.

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Email De Quejas Y Reclamaciones ¿Para qué son?

Los emails de quejas o reclamaciones son aquellos documentos electrónicos que utilizamos para expresar alguna mala experiencia, sea un servicio o un producto, que no cumplió con lo que se esperaba o prometía, con la intención que este problema se resuelva.

Y aunque un email de este tipo no reviste de formalidad, igual debe cumplir con ciertas características para que pueda ser tomado en cuenta por la organización o institución a la cual se le está realizando el reclamo.

Características

Los correos de quejas tienen ciertos rasgos distintivos que lo diferencian de un correo común. Como su finalidad es lograr la resolución de un problema o la compensación respectiva, es necesario que cumpla ciertas características:

• Debe ir dirigido a la persona o departamento que puede resolver el problema.
• El documento debe estar bien identificado, con el nombre completo y número de identificación del remitente. Puedes hacerlo en el primer párrafo o al final del documento.
• Como en cualquier otro documento escrito, debes estar atento a evitar los errores ortográficos y gramaticales.
• Este correo no tiene la formalidad de un documento legal oficial, pero debe mantener un tono respetuoso y cordial.
• Los emails de quejas no deben ser extensos. Tres o cuatro párrafos son suficiente para dar una breve explicación del problema y tu solicitud.

Tipo de lenguaje en los emails de quejas y reclamaciones

Debes dirigirte al destinatario de forma educada, con respeto. Lograr la resolución del problema que motiva la queja dependerá mucho de tu lenguaje. Evita expresiones informales, vulgares, malas palabras.

Recuerda, nadie atenderá tu reclamo si eres grosero en la redacción del documento.

Estilo

Aunque no es un documento formal, tampoco es informal. Es un documento de nivel de formalidad “Neutral” en el que debes exponer de forma clara el problema que te aqueja para que el remitente pueda resolverlo.

Elementos básicos

Este correo debe tener los siguientes elementos, a fin de garantizar su lectura ordenada y pueda ayudar a resolver el problema:

El saludo

En un email de reclamaciones, por lo general no conoces al remitente. Las organizaciones y entes públicos tienen departamentos especializados que reciben las quejas para su posterior análisis.

Sin embargo, puedes empezar tu correo con un “Estimados Sres. XXXXX” o “Distinguidos Sres. XXXX”agregando el nombre de la empresa en las XXXX.

Inicio de un email de quejas y reclamaciones

El primer párrafo será tu introducción. Puedes iniciar identificándote o puedes comenzar a dar una breve descripción del problema. O ambos inclusive. Esta breve descripción debe ser concisa y directa, pero siempre manteniendo el tono respetuoso.

El cuerpo

Luego utiliza uno o dos párrafos para dar detalles del problema. Estos detalles deben ser relevantes, que sirvan en la resolución, no más de allí. Puedes agregar el modo que te ha afectado el problema en tu trabajo, en el negocio, en tus estudios, pero sin volcar emociones negativas al documento.

Debes ser claro en el planteamiento de tu queja, que se entienda tu problemática para que el remitente evalúe las acciones a tomar.

Despedida o final

Despídete cortésmente, aprovechando colocar que esperas la pronta resolución de tu queja. Además, puedes agradecer de antemano las gestiones que realizará el destinatario.

Cierra el documento con tu nombre completo, número de contacto telefónico y DNI.  No olvides adjuntar copia de los documentos necesarios para validar tu información.

¿Cómo Escribir Un Email De Quejas Y Reclamaciones?

Sabemos que redactar un email de queja no es tan fácil, pero si atiendes la siguiente información podrás crear tu correo de forma rápida.

• Lo primero que debes investigar es la dirección electrónica destinataria de dicho correo. Debes dirigirte a la persona o departamento que pueden resolver tu queja.
• En el asunto, debes indicar claramente la queja o el reclamo que quieres hacer, opcionalmente puedes colocar tu nombre.
• Luego vamos a la redacción. Preséntate cortés y respetuosamente, indicando tu nombre completo, y exponiendo que el comunicado es una queja o reclamo.
• Usa el segundo párrafo para describir el problema o falla que presentaste. Debes ser claro y preciso con toda la información que ofreces. Recuerda que esta información será utilizada por la organización para resolver el problema. Esta explicación puede llevarse dos o tres párrafos, pero no te alargues más de allí.
• Luego utiliza un último párrafo para entregar las pruebas que avalan la queja, si las hubiese, tus deseos de que se resuelva el caso y despedirte de forma cortés.

Recuerda mantener siempre un tono amable y respetuoso al escribir. Puede que tengas razón de quejarte, pero no tienes el derecho de tratar mal a nadie por ello. El email de queja y reclamación no es para que te desahogues, es para notificar un problema y que te lo resuelvan.

Al final del texto, no olvides colocar tus datos de contacto, para que el destinatario se pueda comunicar contigo cuando hayan resuelto el motivo de la queja.

Preguntas Frecuentes